Når du ser etter en passende kandidat for en åpen stilling i din bedrift, er det viktig at du dokumenterer de eksakte ferdighetene, egenskapene og kvalifikasjonene som trengs for å utmerke seg i stillingen ved å analysere jobben. En vanlig måte å dokumentere funnene av en jobbanalyse på er å skrive en formell rapport. Rapporten vil inneholde detaljer om jobben, inkludert nødvendige ferdigheter, oppgaver involvert og kvalifikasjoner som trengs for å fullføre jobben vellykket.
Følg en ansatt i din bedrift som jobber i samme eller lignende stilling til den du ønsker å fylle. Legg merke til de vanligste oppgavene hun fullfører på daglig basis, hvor mye hun samhandler med andre ansatte eller kunder og hvilket som helst bestemt utstyr eller dataprogrammer som trengs for jobben.
Kontakt arbeidsgivere og bedriftseiere til andre selskaper som har ansatte som jobber i lignende stillinger. Still spørsmål om ferdigheter som trengs, oppgaver involvert og hva de føler kvalifikasjonene er en ideell kandidat.
Start rapporten med en oversikt over posisjonen. Dette skal inneholde tittelen, avdelingen, den nærmeste veileder og hovedansvaret for stillingen. Du bør også inkludere målet med stillingen, eller grunnen til at stillingen er nødvendig i utgangspunktet.
Oppgi de spesifikke oppgavene som er involvert i stillingen, det nødvendige utstyret og datamaskinen eller teknisk kunnskap som trengs.
Inkluder informasjon om trening som kreves for stillingen. For eksempel, hvis jobben krever eksepsjonell kunnskap om Microsoft Office-programmer, må du bestemme om du er villig til å trene den nye medarbeider eller hvis du foretrekker at hun allerede har denne kunnskapen. Informasjonen kan da bli oppført som et krav eller som en del av treningsprogrammet for stillingen.
Legg til detaljert informasjon om hvordan den nye medarbeider vil forholde seg til andre ansatte og kunder. Dette bør omfatte hvor mye ansatte og kunder vil stole på den nye medarbeider, samt hvordan den nye medarbeider vil samhandle med andre i selskapet og kundene.
Oppgi eventuelle personlige krav du føler er nødvendige for å lykkes i stillingen. For eksempel vil en kundeservice representant sannsynligvis være vennlig og personell, mens det er viktigere for en redaktør å være godt organisert og i stand til å håndtere flere prosjekter samtidig.
