En revisjon er en formell prosedyre som en revisjonsoffiser utfører for å se hvordan et selskap fungerer og hvordan det kan bli bedre. Ulike typer revisjoner eksisterer, for eksempel ytelse og økonomi, men de følger alle de samme grunnleggende prosedyrene. Prosedyren er vanligvis oppdelt i fire hoveddeler, inkludert første planlegging, feltarbeid, rapportering og oppfølging med lukning.
Skriv og send ut et foreløpig varselbrev til klienten eller avdelingen som blir revidert. Detalj når revisjonen finner sted, hvor lenge du forventer at den skal tas, revisjonsoffisorens oppgave dersom offiser ikke er deg og en sjekkliste over typen data du vil se etter og trenger under revisjonen.
Planlegg et møte med lederne av selskapet eller avdelingen. Definer målene og omfanget av revisjonen med ledere og finn ut hvilke ressurser som er tilgjengelige. Få dyptgående opplysninger om firma- eller avdelingsprosesser. Tillat ledere å uttrykke eventuelle bekymringer de har om revisjonen eller stille spørsmål.
Utfør en grunnleggende undersøkelse av firmaet eller avdelingen. Formålet med undersøkelsen er å supplere det du lærte i ledermøtet, og hjelpe deg med å bedre forstå selskapets mål, drift og nåværende kontrollmekanismer, for eksempel autorisasjonsprosedyrer.En rekke data som selskapets håndbok og arbeidstakeruttalelser kan være nyttige i dette stadiet.
Formulere en grunnleggende feltarbeidsplan basert på informasjonen som er oppnådd gjennom møtet og undersøkelsen. Feltarbeidet skisserer hvordan du får resten av dataene du vil bruke. Det kan variere basert på elementer som styrken av selskapets kontroller.
Snakk med medarbeiderne om å samle inn dokumenter - disse varierer basert på den spesifikke revisjonstypen du gjennomfører - og får deres oppfatning av hva som skjer i selskapet. Spør hva de tror at selskapet har det bra og hva som kan forbedres og hvorfor.
Se gjennom dokumentene du har samlet fra medarbeiderne. Sjekk om oppføring feil eller motstridende informasjon. Sjekk tilbake med medarbeiderne for å se om de har en tilstrekkelig forklaring på feilene eller konfliktene.
Kontroller at dokumentasjonen og prosedyrene er i samsvar med selskapets retningslinjer og andre lokale, statlige eller føderale forskrifter.
Test kontrollene som firmaet eller avdelingen har. Testing betyr bare at du ser på dokumentasjonen for bestemte transaksjoner - vanligvis et sted i nærheten av 24 til 36 - nærmere. Jo flere feil eller uoverensstemmelser du finner i dokumentasjonen og intervjuene, desto viktigere er dette. Hvis dokumentasjonen først viser at kontrollene fungerer bra, trenger du kanskje ikke å gjøre mye i dette trinnet. Revisjoner som ikke tester kontroller sies å følge en substantiell tilnærming.
Formuler noen innledende meninger om selskapet eller avdelingen og hvordan det fungerer eller kan forbedre. Gi tilbakemelding til selskapets eller avdelingsledere og be dem om et skriftlig svar på dine anbefalinger og innledende funn. Svaret bør forklare hvordan lederne har til hensikt å fikse problemene du har isolert.
Lag et grovt utkast til revisjonsrapporten din. Rapporten må inneholde bakgrunnsinformasjon og skissere omfanget av revisjonen. Det må også vise hva du fant og hva dine anbefalinger var basert på disse funnene, samt kopier av eller utdrag fra lederens svar.
Møt med ledere en gang til og diskuter din grove rapport. Gi dem kopier og svar på eventuelle spørsmål ledere kan ha. Poenget med dette møtet er å sikre at lederne forstår alt du har gjort og hva de trenger å gjøre for å forbedre.
Tweak og rediger rapporten for å lage et endelig utkast. Det endelige utkastet skal inneholde resultatene av revisjonsvurderingsmøtet. Distribuer det endelige utkastet til lederne.
Følg opp med instituttet eller firmaet innen seks til 12 måneder for å finne ut om selskapet eller avdelingen har gjort endringer for å løse problemene som ble identifisert under revisjonen.
Skriv et formelt brev til lederne som indikerer hva du har lært under oppfølgingen og eventuelle tilleggsarbeid som er nødvendig. Hvis selskapet eller avdelingen har møtt forventningene, angi dette i brevet og oppgi at de har oppfylt revisjonsmålene som du avslutter revisjonen.
Tips
-
Vær forberedt på spenning under revisjonsprosessen. Folk er ofte nervøse for feil du finner, selv om feilene er uskyldige, fordi for mange feil kan bety at jobbene deres er på linjen. Forsikre dem om at det er din jobb å bare undersøke, ikke å gi noen belønninger eller straff. Forklar alltid den nøyaktige grunnen til at du ber om bestemte data, slik at arbeidstakere forstår din begrunnelse.
