Møter skjer regelmessig i næringslivet, og minutter er de offisielle dokumentene som brukes til å registrere de tiltakene som tas og avgjørelser som er truffet. Siden minutter blir offisielle dokumenter i selskapets øyne, vil eventuelle endringer som må gjøres til protokollen kreve et tillegg. Når du oppretter et tillegg, må du vite når og hvordan presentere det til møtet og legge det til de offisielle minuttene, slik at du ikke gjør disse endringene av seg selv.
Forbered kopier av de offisielle minuttene fra det siste møtet, slik at alle som deltok i møtet, kan se gjennom dem.
Pass ut minuttene på neste møte. Det er vanlig for møtelederen å starte saker ved å gjennomgå protokollen fra foregående møte. Alle deltakere må lese gjennom protokollen og godkjenne dem før de går videre. Hvis noen har noe å legge til, endre eller rette, så er dette riktig tidspunkt å si det.
Skriv ned endringene i minuttene. Du kan skrive endringene direkte på din kopi av minuttene, eller ta notatene ned på et eget stykke papir.
Tillat at møteledere alle er enige om de foreslåtte endringene i minuttene, som vil bli vist i tillegget. Hvis alle er enige, kan du gå videre med å lage tillegget til minuttene.
Opprett tillegget etter at møtet er avbrutt. Det er best å legge til tillegget like etter møtet, slik at informasjonen fortsatt er frisk i tankene dine. Bruk minuttmalen til å skrive i tilleggsinformasjonen.
Sirkuler de offisielle minuttene med det vedlagte tillegget bak dem til gruppemedlemmene. Du vil kanskje ikke vente til neste møte for å gjøre dette, hvis det er langt i fremtiden. Fremsend en elektronisk kopi av protokollen og tillegget via e-post til gruppen, og la medlemmene vite at deres tilbakemelding eller godkjenning er velkommen. Hvis alle i gruppen godkjenner protokollen med tillegg, blir dette ditt nye arbeidsdokument.
Ta med protokollene og tillegget til ditt neste møte for å få ordførerens signatur. Protokollen blir bare offisielt når formannen skiller seg ut på dem.
