Så mange selskaper stoler på resepsjonisten for å sette tonen for dem, men de tilbringer minst tid på å fylle den aktuelle stillingen, og fokuserer i stedet på det "profesjonelle" personalet.
En bestemt type person er ment å møte og hilse på klienter og svare på telefoner. Den ansatte som aldri har en dårlig ting å si om noen, er vennlig og opptatt og elsker å snakke med folk er den beste passformen for denne stillingen.
En god resepsjonist vil svare på telefonen med en unik flair, understreker et bestemt ord. Telefonen skal besvares med et smil på ansiktet og ekte interesse for hva personen i den andre enden har å si. Kontorer er så ofte avhengig av telefonsvarer. Det er en sikker måte å miste ut på en glad, vennlig, levende stemme på den andre enden av linjen.
Du trenger en resepsjonist som vil kle på å imponere kundene dine og stolthet på sitt kontorområde.
Det er viktig for en god resepsjonist å være en buffer for de ansatte. Hvis noen på personalet er ekstremt opptatt, må resepsjonisten vite det. En resepsjonist som er informert, kan hjelpe medarbeiderne unngår unødvendige innledninger i siste øyeblikk, uten å fornekte legitime avtaler.
Det er hensiktsmessig for en resepsjonist å påtale en diskusjon med klienter, så lenge det ikke er kontroversielt. Du vil ikke at klienten din antar at resepsjonistens filosofi er reflekterende overfor selskapet som helhet. Generelle spørsmål og småpratemner er fine.
Resepsjonisten bør være en forlengelse av ditt markedsføringsteam. Å holde oversikt over viktige datoer, gi ut informasjon du vil at kunden skal vite, men gi den ut på en måte som gjør at klienten føler seg spesiell, er en gave, og en god resepsjonist vil ha det.
Resepsjonisten bør sørge for at selskapets brosjyrer ligger ved salongbordet og holde kaffekannen full og frisk, godisskålen er lastet og klientene beveger seg gjennom resepsjonen jevnt.
Hvis du ikke har opprettet en felles kalender, så har resepsjonisten tilgang til å se planlagte avtaler, det ville være en god ide å få det til å skje. Du kan gjøre dette enkelt hvis du er på nett; bare la resepsjonist på nettverket ditt. Hvis e-postsystemet ditt ikke tillater det, kan du sette opp en kalender på Internett og be alle om å legge ut avtaler som resepsjonisten trenger å vite om på nettstedet.
