Resepsjonistene er vanligvis de første menneskene du ser når de går inn på et kontor, noe som gjør dem til en viktig representasjon av selskapene de jobber for, og de andre fagpersonene på kontoret. Å observere forretningsmetikett er en stor del av en resepsjonists jobb, men de ulike og skiftende meninger om hva som utgjør god oppførsel gjør det vanskelig for en resepsjonist eller veileder å bestemme passende oppførsel.
Betydning
Betydningen av en resepsjonist som den personen som leverer et førsteinntrykk til innringere og besøkende, er vanskelig å overvurdere. En resepsjonist med dårlig oppførsel setter en negativ tone før et møte og unnlater å inspirere tillit til potensielle kunder. På den annen side gir en resepsjonist som observerer forretningsmetikk en sterk følelse av profesjonalitet og effektivitet. Dette forbedrer ikke bare selskapets image til utenforstående, men hjelper også andre arbeidere til å føle seg som om deres kontor er et profesjonelt sted å jobbe.
typer
Resepsjonistene representerer sine arbeidsgivere på en rekke måter. Besvare telefonsamtaler og hilsen besøkende er to av de vanligste oppgaver for resepsjonister, og begge krever riktig etikett. Bedriftspolitikk kan kreve at resepsjonister bruker et forhåndsbestemt telefonscript når de mottar samtaler og kontakter ulike typer klienter. I andre tilfeller kan resepsjonister bruke eget skjønn til å håndtere hver samhandling med et annet, men passende nivå av formalitet og profesjonalitet. Personer som jobber på kontoret, sender noen ganger tilleggsregler til en resepsjonist, for eksempel når og hvordan resepsjonisten kan kontakte dem.
Trening
Mens noen kontorer krever at resepsjonister skal ha en videregående skole eller en høyskoleutdanning, skjer mye av en resepsjonists etikettopplæring på jobben. Resepsjonistene kan begynne å jobbe på et kontor med en posisjon som ikke krever samhandling, for eksempel en dataregistreringsjobb eller en kontorassistent. En oppmerksomhet til selskapets politikk og hvordan mottakere oppfører seg, kan kvalifisere nye medarbeidere for en første gangs mottaksposisjon, noe som vil generere erfaring som kan være nyttig for å forfølge andre resepsjonistarbeid.
betraktninger
Hver bransje og kontor har sine egne regler for en resepsjonists etikette. Noen kontorer krever en formell modus for kjole og tale. Andre pålegger en mer uformell form for etiketter for å få kundene til å føle seg avslappet og velkommen. Kommunikasjon mellom en ny resepsjonist og veiledere er viktig, slik at alle vet hva som forventes. Som resepsjonist, hvis du er usikker på etiketten for en bestemt situasjon, unnskyld deg selv og spør en veileder eller senior resepsjonist hvordan du skal svare.
Tips
Selv om hvert kontor er annerledes, kan resepsjonister fortsatt ha nytte av noen av de samme tipsene. Multitasking er viktig for god jobbytelse, men når noen går inn på kontoret, er det viktig å gi henne full oppmerksomhet. Dette betyr at du legger på anrop på vent eller fullfører dem raskt, legger ned papir og gjør direkte øyekontakt. En resepsjonistens arbeidsplass bør være fri for rot for å projisere en mer profesjonell holdning og også gjøre det lettere å fullføre enkle oppgaver som å finne informasjon og gi noen en penn til å fylle ut et skjema. Til slutt, når noen leder inn på et kontor, bør resepsjonisten alltid ta ledelsen for å sikre at gjesten hans er til stede, og for å redde ham forlegen om ikke å vite hvor han skal gå.
