Mange tror en resepsjonist og en sekretær har samme jobb, det samme ansvaret og de to jobbtitlene er utbytbare. Årsaken til at folk har denne forutsetningen er at både sekretærer og resepsjonister ofte svarer på telefoner og utfører kontoroppgaver. De to jobbene er helt forskjellige fordi en sekretær og en resepsjonist har forskjellige roller og krav.
Sekretær
En sekretærs oppgaver varierer etter type sekretær og organisasjonens størrelse. Forretningstrender har endret seg med teknologiske fremskritt. Tidligere hadde hver leder sin egen sekretær. På grunn av e-post og automatisert talepost kan en sekretær jobbe for flere ledere. I et lite selskap kan det være en sekretær for alle ledere. Hun håndterer alle postene, tidsplanene, avtaler, ordrer forsyninger og svarer på telefonen. Hvis sekretæren bare jobber for en eller to ledere, får hun ofte tilleggsoppgaver som ligner på en administrator. For eksempel kan en personalsekretær sjekke referanser. En sekretær må vanligvis ha minst et videregående diplom, og mange kontorer foretrekker å ansette de som har en liberal arts grad, sekretæropplæring eller en grad eller sertifisering fra en administrativ støtteskole. En sekretær må også ha en rask skrivehastighet, kunnskap om datamaskiner og kommunikasjon og menneskelige ferdigheter, rapporter fra statsuniversitetet.
resepsjonister
En resepsjonist er den du ser først når du går inn i døren til en bedrift. Resepsjonisten hilser besøkende, svarer på telefonen, skriver brev og dokumenter og holder resepsjonen ren i løpet av arbeidsdagen. En resepsjonist kan også signere besøkende i og ut av en bedrift, sortere post, opprettholde en tilstedeværelseslogg og korrekturlese brev, rapporter og e-post. Et videregående diplom er vanligvis foretrukket. Men hvis du er intelligent og har en vennlig oppførsel og utseende, vurderer arbeidsgivere ofte disse egenskapene over formell utdanning. Noen selskaper tilbyr opplæring til resepsjonister, ifølge Statens universitet.
Forskjeller i jobbansvar
En del av resepsjonistens ansvar er å hilse på selskapets besøkende; en sekretær er vanligvis ikke ansvarlig for hilsen besøkende. En sekretær kan hilse på besøkende, men bare hvis de besøker en av de spesielle lederne som sekretæren jobber for. Sekretæren arbeider spesielt for en eller flere ledere. Resepsjonisten representerer hele firmaet og fungerer ikke spesielt under noen. En sekretær kan ha ytterligere ansvar, for eksempel planlegging av avtaler, bestilling av forsyninger, reiseavtaler og håndtering av små penger. Han kan også ha tilleggsansvar avhengig av sin type, for eksempel juridisk, finansiell eller markedsføring. En resepsjonists ansvar er generelle - hilsen, telefonsvarere, sortering av e-post og annet lite ansvar som bestemt av selskapet, ifølge Statens Universitet.
Andre forskjeller
Resepsjonistens skrivebord ligger ofte i det mest synlige området av selskapet. Hun er den første personen du ser når du går inn i selskapet. Sekretærens kontor eller område ligger ofte i nærheten av ledere som hun jobber for. Også, en sekretær er vanligvis pålagt å ha minst et videregående diplom og til og med en høyskole sertifisering eller grad. For en resepsjonist, er et videregående diplom foretrukket, men ikke alltid nødvendig. Fra og med 2009 var gjennomsnittlig årslønn for resepsjonister og informasjonsbyråer $ 26 010, gjennomsnittlig årslønn for sekretærer på lavere nivå var $ 31 060 og gjennomsnittlig årslønn for administrerende sekretærer og administrative assistenter var $ 44 010, ifølge Bureau of Labor Statistics.
