Effektiv bruk av kommunikasjon kan gjøre eller ødelegge virksomheten din, spesielt hvis du er i en posisjon som handler direkte med kundene. PacificTel anbefaler at du behandler telefonsamtaler, enten de er personlige eller profesjonelle samtaler, som om de er personlige møter for å sikre at du gir kundene et godt inntrykk av deg og din bedrift.
Gjør din hilsen høflig, og oppgi navnet ditt. Hvis du er anropsmottaker, kan du prøve å svare på telefonen med "Hei. Dette er Jane Doe, "i stedet for en enkel" Hei ". Hvis du startet samtalen, oppgir du formålet med samtalen din på forhånd.
Hold mottakeren eller mikrofonen i nærheten av munnen din, snakk i en normal tone og klart formulere ordene dine. Ikke anta at personen i den andre enden av telefonen har så tydelig en linje som du gjør. Gjør alt du kan for å sikre det du sier er lett forståelig.
Velg et stille miljø for samtalen. Hvis medarbeidere snakker høyt, for eksempel, unnskyld deg selv til den som ringer og enten be kollegaene dine om å tillate deg personvern til å foreta samtalen eller søke en annen plassering. Hvis du snakker på en mobiltelefon, sett deg ned og fokus på samtalen. Hvis du beveger deg rundt, kan du lage lyder som kan dempe ordene dine. Hvis du er i et blåsende miljø, gå inn for å fullføre anropet eller omplassere det for en annen gang. Vind blåser mot mikrofonen kan gjøre en samtale veldig vanskelig å høre.
La andre og etterfølgende anrop gå til telefonsvarer hvis det er mulig. Hold andre anrop - hvis du må svare på dem - kort. Southern Illinois University anbefaler at du først spør den som ringer hvis du kan sette henne på vent for å ringe igjen, og deretter sjekke tilbake hvert 15. til 30 sekunder, eller til du har fullført det andre anropet.
Gi klare, konsise meldinger hvis du må legge igjen en melding på talepost. Oppgi navnet ditt, formålet med samtalen, og om du vil ringe tilbake. Hvis du ber om returavtale, forlater du telefonnummeret ditt, inkludert retningsnummeret, og gjenta nummeret for å være sikker på at det er klart.
Tips
-
Ikke avslør den som ringer til dine personlige lyder. Unngå å tyggegummi eller spise mens du snakker i telefonen, og alltid dekke telefonen og slå hodet hvis du må hoste eller nyse.
Advarsel
National Highway Traffic Safety Administration rapporterer at nesten nesten 1000 mennesker døde og en annen 24 000 ble skadet i 2009 fra bilulykker som involverte mobiltelefonbruk. Slå av telefonen mens du kjører eller bruk det håndfrie alternativet, og aldri send eller les tekstmeldinger under kjøring.
