Den sentrale rollen som en innkjøpsavdeling er å skaffe forsyninger eller varer som brukes i driften av en bedrift. Ved å utføre denne rollen omfatter målene å bygge og vedlikeholde kjerneleverandørforhold, få best mulig verdi på varer og koordinere alle relevante dokumentasjonsaktiviteter nøyaktig og effektivt.
Bygg og vedlikehold Leverandørforhold
Historisk sett har innkjøp stort sett fokusert på å søke bud med målet om å få de laveste kostnadene mulig. Universitetet i Utah Health Care-organisasjonen noterer imidlertid i sin anskaffelsespolitikk at fra og med offentliggjøring, kun konkurransedyktige budprosesser brukes som nødvendig. I stedet stoler mange selskaper på å kjøpe avdelinger for å identifisere potensielle leverandører, samhandle med dem og utvikle tillitsfulle forhold til de beste leverandørene. Dette forholdet tilnærming styrker de delte målene til leverandøren og kjøperen og tillater økt fleksibilitet eller tilpasningsevne når hindringer hindrer den naturlige flyt av logistikk og distribusjon.
Få best verdi på varer
Nært knyttet til fokuset på å opprettholde leverandørforhold er et mål å få best verdi på varer. "Best verdi" innebærer en balanse mellom å få rimelige priser og kvalitetsprodukter. En forhandler trenger for eksempel gode priser for å tjene penger, men det trenger også høyverdige varer for å tiltrekke seg kjøpere. Derfor, innkjøpsavdelingen må sammenligne prispoengene til ulike leverandører til kvaliteten av deres løsninger. Universitetet i Akron påpeker i sin anskaffelseshåndbok at sin sentraliserte innkjøpsavdeling har dette ansvaret for å håndtere kjøp over alle organisasjonsavdelinger.
Koordinere Relevant Dokumentasjon
Innkjøpsprosesser innebærer mye papirarbeid og dokumentasjon. Universitetet i Utah Health Care-organisasjonen noterer seg at en rolle av innkjøpsavdelingen er å opprettholde kontraktsfiler på alle aktive leverandørforhold, for eksempel. Innkjøpsaktiviteter er også knyttet til regnskap i organisasjoner som bruker programvare for bedriftsressurser, som gjør det mulig for regnskapsaktiviteter å være direkte knyttet til eksisterende innkjøpsordrer og kontoinnbetalinger. I noen tilfeller er prosessen automatisert. Derfor, Nøyaktighet i å angi innkjøpsordre og transaksjonsdetaljer er like viktig for en innkjøpsavdeling som det er for regnskapsavdelingen.
