Den beste praksis for en organisasjon kalles ofte retningslinjer og prosedyrer. En politikk er det overordnede, overordnede grunnlaget for en beslutning. En prosedyre forklarer hvordan du gjør noe. For eksempel vil en policy være å behandle en kunde med respekt. Tilsvarende prosedyre er å hilse på kunden ved å bruke for- og etternavn. For nye og eksisterende ansatte er retningslinjene og prosedyrene ofte online som gjør det lettere å holde dem oppdaterte og nåværende.
Identifiser jobbroller som er ansvarlige for vedlikehold av retningslinjer og prosedyrer. Ofte er dette ansvaret en kvalitetsanalytiker eller forretningsanalytiker.
Gå gjennom gjeldende policy eller prosedyren for endringer. Hvis du enten trenger å bli endret, bruk språk som er kortfattet. Endre policy / prosedyre titler og nøkkelpunkter tilsvarende. Sørg for at både policy og prosedyre er faktiske.
Utfør prosedyren som forklart eller gi den til en annen ansatt for å utføre prosedyren. Hvis det er noen manglende trinn eller forutsetninger i prosedyren, legg til disse trinnene, avklare eventuelle forutsetninger og utfør prosedyren igjen.
Kontroller retningslinjene og prosedyrene en gang hver annen måned. Velg prosedyrer som brukes ofte og ikke så ofte.
Rådgjøre de berørte gruppene for endringen av policy / prosedyren.
Tips
-
Bruk så vidt mulig skjermbilder for å gi en trinnvis illustrasjon for å vise hvordan en handling utføres. Når en policy / prosedyre er oppdatert, inkluderer revisjonsdato. Revisjonsdatoen holder alle informert om endringene og sikrer at de har den nyeste versjonen.
Advarsel
Ikke bruk akronymer eller sjargong uten å forklare dem fullt ut. Dobbeltsjekk retningslinjene og prosedyren for nøyaktighet.
