Når du trenger å oppdatere en treningshåndbok, forretningsprosess eller håndbok, er det perfekte kjøretøy et treningsnotat. Meldingsformatet gjør at du kan målrette mottakerne dine og inkludere rettidig oppfølgingsinformasjon, og er spesielt nyttig i situasjoner der nye juridiske hensyn eller nødvendige tiltak er lagt til i en eksisterende prosess. Ved å følge noen få enkle trinn kan du sikre at notatet kommuniserer dine ideer tydelig og kortfattet, samtidig som du unngår vanlige fallgruver.
Identifiser publikum. Dette vil hjelpe deg med å inkludere den mest relevante informasjonen for notatet ditt. Hvis du for eksempel skriver for å forklare hvordan du bruker den nye kopimaskinen i tredje etasje, må du ikke sende notatet til alle ansatte i bygningen. Eller om en ny lov vil påvirke hvordan bekreftelse blir tatt i et advokatkontor, trenger du ikke å inkludere vedlikeholdsteamet.
Introduser emnet ditt. De første par linjene bør la leserne vite hvorfor dette notatet er viktig for dem. Gi dem beskjed om hva den gamle prosessen var, eller hvilken gjeldende prosess denne oppdateringen gjelder, samt årsaken til oppdateringen.
Sett opp de nye trinnene eller kravene. Bruk bare ett nivå på overskrifter og hold forklaringene dine konsise og fokuserte. Inkluder den oppdaterte informasjonen, samt eventuelle tidligere trinn eller prosesser som ikke lenger bør følges eller utføres.
Inkluder en tidslinje. Gi klart publikum ditt når den nye politikken trer i kraft. Hvis det er en umiddelbar endring, oppgi klart om det er noen frist eller overgangsprosess for den forrige prosedyren. For eksempel, hvis det er et nytt skjema for å be om permisjon, la ansatte vite hva som vil skje med forespørsler som allerede er behandlet.
Lukk med oppfølgingstrinn. På slutten av notatet ditt, la publikum vite hva de skal gjøre hvis de har spørsmål som ikke er besvart i dokumentet ditt. Dette kan inneholde en lenke til tilleggsdokumentasjon, eller et kontaktnummer som de kan ringe. Hvis treningsnotatet er en del av en serie oppdateringer, oppgi når neste oppdatering vil være klar.
Tips
-
Begrens notatet til ett hovedemne. Bruk andre person (deg) til å snakke direkte med publikum.
