Å planlegge en vellykket konvensjon krever å kjenne til de store bildet strategiske målene til vertsorganisasjonen før man starter arbeidet med grunnleggende møtelogistikk. Ved hjelp av dine strategiske mål kan du effektivt planlegge hvordan du skal tiltrekke deg deltakerne, velge riktig sted, velge de beste høyttalerne og utvikle de mest attraktive fasilitetene og aktivitetene.
Definer dine strategiske mål
En organisasjons mål for en konvensjon er ikke alltid den samme som konvensjonens deltakers mål. Lær organisasjonens grunner for å være vert for konvensjonen. Det kan være å tiltrekke seg og beholde medlemmer, generere fortjeneste, gi styremedlemmer og komitémedlemmer ferieopphold eller generere mediepublicitet for organisasjonen.
Sett din taktiske plan
Når du kjenner dine strategiske mål, sett dine taktiske mål for å nå dem. Disse kan inkludere valg av seminarer og høyttalere for å tiltrekke seg spesifikke deltakertyper, ha et inntektsgivende messeshow, legge til ektefelleaktiviteter for å øke oppmøte, organisere sosiale funksjoner som en golfturnering eller flodkryss, ha en utdelingsbankett eller gjennomføre en årlig avstemning om medlemskapet. Din markedsplan bør omfatte reklame, PR, salgsfremmende og sosiale medier strategier for å fremme konvensjonen.
Planlegg budsjettet
Bestem organisasjonens økonomiske mål for konvensjonen, og gjennomgå tallene dine. Du kan være begrenset til et bestemt budsjett hvis konvensjonen er en kostnad. Organisasjonen kan ha et overskuddsmål, eller du kan få lov til å bruke basert på forventede inntekter. Lag prognoser basert på optimistiske og konservative registrerings- og sponsorinntekter.
Skissere agendaen din
Neste planlegg arrangementshendelsen din. Velg dato, sted og aktiviteter. Mange konvensjoner har et tema som forklarer arrangementets overordnede formål og bidrar til å tiltrekke seg deltakere. Det kan hende du må oppfordre innspill på datoer og potensielle steder fra styret eller deltakerne og gjennomføre besøk på flere steder før du velger en. Gjennomgå informasjon om tidligere konvensjoner for å lære om arenaer, oppmøte, økonomiske resultater og deltaker og sponsor tilbakemelding. Opprett en kalender som starter med deltakerinnsjekking og skisserer hver dags tidsplan.
Forskning Logistiske behov
Begynn å kontakte steder, høyttalere, cateringfirmaer, underholdningsalternativer, audiovisuelle selskaper, skrivere og reiseselskaper. Bestem hvordan du håndterer markedsføring, registreringer, sponsorater, merker, innsjekking, messesenter, gaveposer, programbøker og nettsider. Send forespørsler om forslag til eksterne leverandører som feriesteder, cateringfirmaer, golfbaner og reisebyråer. Sett sammen ønsket leverandørliste og kostnader.
Skriv et forslag
Forbered et dokument som viser ditt styre- eller konvensjonslag din plan for konvensjonen. Ta med din forståelse av organisasjonens mål og hvordan du planlegger å nå disse målene. Gi en agenda for arrangementet med en detaljert daglig tidsplan. Present et komplett budsjett. Forklar hvorfor du valgte tema, sted, seminaremner, høyttalere og sosiale aktiviteter. Rettferdiggjøre din tilstedeværelse, utgift og inntektsutslag basert på din forskning.
