Sikkerhetsprosedyrer er skrevet for å forhindre sykdom og skader, og fungerer som et verktøy og retningslinjer for å beskytte ansatte. Når et selskap har et sett med skriftlige sikkerhetsprosedyrer, trenger ansatte ikke å gjette når det gjelder å bruke maskiner riktig eller protokollen til å følge i tilfelle en nødsituasjon. Skriftlige sikkerhetsprosedyrer lar andre vite hvordan man skal gjenkjenne og eliminere farer, hvordan å holde seg selv og andre trygge og hva de skal gjøre i nødstilfeller.
Kjenn din skrivemål. Arbeidsstyrke Sikkerhet og forsikring sier at du først bør vite årsaken eller hovedmålet for å skrive sikkerhetsprosedyrer. Mulige årsaker kan være å redusere antallet ulykker, gi skriftlige sikkerhetsinstruksjoner, senke arbeidstakernes erstatningskrav og så videre.
Kjenn publikum og vet hvem som skal bruke sikkerhetsprosedyrene. Du må vite om du skriver sikkerhetsprosedyrer for de ansatte i et selskap, for ledelse, fagforeningsrepresentanter eller føderale regulatorer. Når du har funnet ut disse detaljene, kan du skrive sikkerhetsprosedyrer på en måte skreddersydd for publikum.
Bestem om et sikkerhetsprosedyreformat som gjør at ansatte raskt kan finne sikkerhetsinformasjon. Arbeidsstyrke Sikkerhet og forsikring anbefaler at du bruker 8,5 x 11 tommer papir som kan hullstanses og settes inn i et bindemiddel.
Lag en oversikt. Oppgi de viktigste sikkerhetspunktene i en logisk rekkefølge, slik at du kan organisere tankene dine. OSHA sier en velorganisert plan fører til skikkelig handling og eliminerer forvirring, skade på eiendom og skade.
Skriv en kort introduksjon. Introduksjonen forklarer formålet med prosedyren og personen som er ansvarlig for å håndheve den.
Skriv prosedyrestrinnene i rekkefølge. Bruk veiledningen din som en veiledning, skriv sikkerhetsprosedyrene på en måte som er klar og konsistent. Bruk nåværende spennende handlinger som om du snakket med en person som gjorde prosedyren på samme tid. Arbeidsstyrke Sikkerhet og forsikring anbefaler deg å holde setningene og avsnittene korte, bruke illustrasjoner med eksempler, unngå jargong og skriv med en positiv tonefølge.
Del helhetlige sikkerhetsprosedyrer. Hvis du skriver en sikkerhetsprosedyre som er mer enn noen få sider lang, for eksempel en nødevakueringsplan, skal du dele teksten i flere kortere prosedyrer og seksjoner.
Rediger skrivingen din. Pass på at stavemåten og grammatikken er riktig, og at innledningen, sikkerhetsprosedyren og sammendraget alle stemmer overens. Bruk hjelp av en peer til å teste hva du skrev for å sikre at sikkerhetsprosedyren er klar, lett å forstå og ikke går glipp av viktige skritt.
Tips
-
Skriv navnet på firmaet, manuell, prosedyrekittel og seksjonsnavn (hvis aktuelt) øverst på hver side.
Nummer alltid prosedyrene dine.
Skriv sidenumre på følgende måte: "Side 1 av (totalt antall sider)."
