Mens medarbeideren kan være ivrig etter å få lønnsslippet erstattet raskt, må lønnsavdelingen balansere ansattes angst med selskapets behov for å sikre at reissuansen håndteres på riktig måte. Du må være empatisk til arbeidstaker samtidig som du sikrer at den opprinnelige sjekken ikke allerede er innbetalt.
Se opp detaljene om den tapt sjekk i lønnssystemet ditt. I tillegg til navnet på mottaker må du kjenne dato, nummer og beløp av sjekken.
Kontakt banken din for å bekrefte at sjekken ikke er blitt innbetalt.
Be om at banken din utsteder en stoppbetaling på sjekken. Stopp-betalingsforespørsler trer vanligvis ikke inntil 24 timer etter at de er plassert, men regler kan variere av finansinstitusjon. Derfor er det en god policy å vente minst 24 timer før du erstatter sjekken for å sikre at stoppbetalingen er vellykket.
Vent 24 timer, og kontroller at stoppbetalingen var vellykket. Hvis det var vellykket, fortsett til neste trinn.
Utsted en erstatningssjekk til den ansatte. Du må fullføre denne prosessen gjennom lønnssystemet ditt slik at erstatningskontrollen er registrert og inkludert på ansattes Form W-2. Erstatningskontrollen må ha samme inntjening, skatter, fradrag og nettolønn som den opprinnelige sjekken. Hvis du ikke kan opprette erstatningskontrollen direkte i lønnssystemet ditt, må du huske å skrive inn informasjonen i systemet.
Hent de nødvendige signaturene på erstatningskontrollen. Sørg for å inkludere støttedokumentasjon for den personen som signerer sjekken for å se gjennom.
Opphev den opprinnelige sjekken i lønnssystemet ditt. Dette trinnet er avgjørende for å sikre at lønn og skatt ikke blir dobbeltregnet i ansattens skjema W-2, årlig lønns- og skatteerklæring, og å fjerne sjekken fra din utestående sjekkliste.
Lever erstatningskontrollen til den ansatte.
Tips
-
Krev at arbeidstaker skal signere en bekreftelse som sier at hennes lønnsslipp går tapt og godtar at hvis hun finner sjekken, vil hun ikke prøve å betale den. Hvis du har mulighet til å tilby direkte innskudd eller lønnskort til dine ansatte, oppfordrer du deltakelsen som en måte å redusere antall problemer med tapt sjekker du må håndtere. Ta kontakt med banken din for å avgjøre retningslinjene for stoppbetalinger. Hvis stoppbetalingen ikke var vellykket, informer den ansatte og be om en kopi av den kansellerte sjekken for å avgjøre hvem som betalte den. Det du gjør neste vil avhenge av fakta og omstendigheter rundt hvordan sjekken ble innbetalt.
Advarsel
Noen sjekke innbetalingstjenester vil kontanter en sjekk som har en stopp betaling lagt på den. Avhengig av statlig lov, kan du fortsatt være ansvarlig for betaling på den sjekken til sjekken innløsningen.
