Et forfremmelsesnotat er et kort notat om en ansatt blir promotert. Det er to typer salgsfremmende notater. I det første tilfellet informerer en arbeidsgiver, vanligvis en veileder eller menneskelige ressurser, en ansatt om at hun har mottatt en kampanje. I den andre situasjonen er salgsmeddelelsen en melding sendt ut til andre ansatte. Et notat er en nødvendig form for forretningskommunikasjon i et selskap. Notater brukes til å holde ansatte informert om viktige saker knyttet til selskapet. Å skrive et kampanjememo er en enkel oppgave med bare noen få krav.
Ta kontakt med personen som får kampanjen først. Mange ganger blir folk fortalt at de får en kampanje. Sende dem et notat er også noen ganger gjort i virksomheten. Men hvis en generell kampanjeseddel sendes ut, må medarbeideren ikke lære at han blir fremmet samtidig som alle andre. Snakk med personen eller send ham en privat e-post først.
Vet hvem leserne er. Når du sender ut et notat, må du vite hvem som skal få det. Kampanjemeldinger kan gå til en avdeling, en avdeling av selskapet eller hele organisasjonen. For kampanjer blant toppledelsen må notatet være mer formelt. For et lite avdelingsnotat kan grafikk som en ballong rundt "gratulerer" være akseptabelt. Alt avhenger av bedriftens kultur og industri. Annonsebransjen, for eksempel, er vanligvis mer avslappet enn bank.
Gi detaljer om kampanjen. I journalistikken er det de seks WS: hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan. Et kampanjememo forteller en kort historie. For å være nyttig må du gi navnet på personen som blir forfremmet, hennes nye tittel og datoen for kampanjen blir effektiv. "Hvor" er avdelingen eller avdelingen hun vil jobbe i. "Hvorfor" diskuterer kort arbeidstakerens prestasjoner som førte til kampanjen. Det kan være en "hvordan" hvis en utvalgskomité tok avgjørelsen. Et foredlingsmemo kan også beskrive Den fremmer ansattes nye ansvar.
Hold notatet kort. Et kampanjememo er egentlig bare en kunngjøring. Å holde det kort vil øke sjansene det vil bli lest av andre i selskapet.
Proofread før du sender. Dette er viktig fordi det er et forretningsmemo og ansatte forventer et visst nivå av profesjonalitet. Siden kampanjeminnet er kort, er det egentlig ingen unnskyldning for grammatiske feil, stavefeil eller andre skriveproblemer. Notatet skal være godt skrevet og informativt fordi det vil gjenspeile personen som sender ut notatet.
