Datamaskinbaserte presentasjoner har blitt normen i næringsliv og akademikere. De kan hjelpe høyttaleren til å presentere presentasjonen mer effektivt. Taler som støttes av datalyser eller grafikk, kan også skape en mer dynamisk presentasjon. Men når presentasjonsprogramvaren ikke brukes bra, som når en høyttaler bruker upassende grafikk eller når han har for mye data i presentasjonen, kan det miste damp og publikums oppmerksomhet. Som med de fleste verktøy, bruk datamaskinbasert presentasjonsprogramvare sparsomt for å forbedre presentasjonen, ikke forringe den.
En dynamisk opplevelse
Målet med datamaskinbaserte presentasjoner er å skape en dynamisk opplevelse for publikum. En presentatør med en førsteklasses datamaskin og programvare kan enkelt inkorporere film-, lyd-, profesjonell kvalitetskart og bilder i presentasjonen. Disse elementene skal hjelpe publikums forståelse av emnet, og hjelpe dem å engasjere seg og huske materialet mer effektivt. Kvalitetspresentasjonsprogramvare trekker sammen alle disse elementene med en attraktiv bakgrunn. Hvis presentasjonen er godt utformet og faktisk, kan visualene og bakgrunnen forbedre presentatørens troverdighet med publikum.
Effektiv planlegging og organisering
En klar fordel ved datamaskingenererte presentasjoner er at presentatører må planlegge tale og program på forhånd. Han må organisere lysbildene og lage teksten, samt legge til de visuelle elementene, for eksempel diagrammer og grafikk. På grunn av dette er datamaskinbaserte presentasjoner enklere å følge enn tradisjonelle presentasjoner som er lagret eller bruk notater. Bestilling av lysbilder på presentasjonsprogramvaren oppfordrer også høyttaleren til å forbli emnefokusert fordi de holder ham på sporet.
Dårlig utformet presentasjoner
Dårlig utformet datapresentasjoner med upassende grafikk eller dårlig formaterte lysbildefremvisninger kan ha en ødeleggende påvirkning på lyttere og presentatører. Lysbilder med for mye data eller tekst kan distrahere publikum fra presentasjonen. Lysbilder som inneholder ugyldige data, feil eller skrivefeil gjør lite for å understreke høyttalerens integritet eller pålitelighet. En presentatør bør be om innspill på prøveversjon av presentasjonen fra jevnaldrende eller kollegaer som kan gi gyldig og ærlig tilbakemelding.
Feilsøkende datapresentasjoner
Nesten alle profesjonelle som bruker datamaskiner til å lage presentasjoner, har hatt en datamaskin eller presentasjonsfilfunksjonen under hendelsen. Bare fullførte høyttalere kan enkelt gjenopprette fra en slik feil. Noen presentatører blir flau og fluffet og får aldri fullstendig tilbake i løpet av resten av presentasjonen. Som et resultat synes de å være mindre profesjonelle og pålitelige for publikum. Høyttalere må ha sikkerhetskopieringsfiler, notater og lysbildeserieoppgaver klar i tilfelle feil oppstår.
