Når bedriften din er invitert til å svare på en forespørsel om forslag, inviterer en potensiell kunde deg til å gi et formelt svar som angir hvordan du vil oppfylle en kontrakt. Mens potensielle tilbudsgivere ofte ikke er pålagt å offisielt avslå slike invitasjoner, bør du alltid formidle dine intensjoner skriftlig, så vel som gjennom uoffisielle kanaler.
Å by eller ikke å by
Før et selskap bestemmer seg for å avvise en RFP, er en intern gjennomgang av RFP et forsiktig skritt. Praktiske interne grunner til å avvise inkluderer prosjektprising, planlegging og mangel på kompetanse angående de forespurte tjenestene eller produktene. Imidlertid bør selskapets eksterne grunner til nedgang angis diplomatisk - muligheten for et fremtidig forretningsforhold bør aldri overses.
Passende offisielle og uoffisielle svar
Hver RFP-prosess kan ha unike krav til hvordan man offisielt nekter å sende inn et forslag. For eksempel inkluderer noen RFP-er en spesifikk dato for "ingen bud". I slike tilfeller bør du gjøre alt for å formidle din intensjon om å avslå å delta i forslagsprosessen innen datoen som er fastsatt i RFP. Dette er et spesielt viktig skritt for å håndtere ordentlig hvis du i utgangspunktet ba om at din bedrift skal bli med i RFP-prosessen.
RFP skal inneholde en liste over personer som du bør kontakte om å redusere en RFP, og du bør varsle en eller flere av disse personene per post. Informale kommunikasjonsmetoder som telefon og e-post er også tilrådelig. For å øke fremtidige forretningsmuligheter, bør du prøve å si nei grasiøst - noen ganger referert til som å si "nei" til oppgaven mens du sier "ja" til personen. Dette er en smart tilnærming til å ta når du reduserer en RFP.
