I bedrifter som opplever høyt anropsvolum, er det få verktøy som er så viktige som telefonkøysystemet. En kø er en oppstilling av samtaler, og ved å ringe anrop automatisk til den aktuelle personen eller avdelingen, kan køen eliminere behovet for en resepsjonist.
Hvordan de jobber
Et telefonkøysystem er et tillegg til et multilinalt telefonsystem som gjør det mulig å holde samtaler på vent til et telefonselskap er klar til å håndtere samtalen. Oppringeren i køsystemet opplever en ventetid, og agenter som fyller inn anrop mottar dem en om gangen. Agentene kan også se hvor mange samtaler som venter og hvor lenge. Mange telefonkøysystemer integreres med selskapets datasystemer, slik at agenter kan utføre detaljhandel eller annen behandling, sporing av data sammen med informasjon om typen av telefonsamtaler.
Fordeler for virksomheten
Å ha et køsystem for bedrifts telefonen bidrar til å redusere sjansen for manglende samtale. Intelligente telefon kø systemer distribuere samtaler i henhold til selskapets parametere satt av datamaskiner og til og med samle inn data på dem. Et telefonkøssystem kan gi en liste over menyalternativer som gjør det mulig for en innringer å bli sendt riktig uten menneskelig inngrep.
Rapporteringsfunksjon
Telefonkøysystemer, som vanligvis kalles ACD eller automatisk anropsfordelingssystemer, tillater bedrifter å kjøre rapporter på deres anropsvolum, noe som betyr at virksomheten kan lære mye om anropene som kommer inn i anropssentralen. Samler data om når samtaler kommer inn, hvor lenge innringere forblir på vent før de henger opp, hvor lenge den gjennomsnittlige samtalen varer og hva som ofte skjer, tillater bedrifter å administrere sine ansatte og redraft call agent-skript.
