Når du hører en regnskapsfører snakke om debet og kreditter, snakker de vanligvis ikke om debetkort eller kredittkort fra deres lokale bank. Debitter og studiepoeng, i regnskapsmessig forstand, betyr noe litt annerledes. De tjener som et middel til å registrere regnskapstransaksjoner, og disse oppføringene danner grunnlag for noe som kalles dobbeltregistrering.
Dobbeltregistrering ble først brukt på 1400-tallet, og en italiensk matematiker ved navn Luca Pacioli skrev og publiserte en bok om emnet i 1494. Boken ble illustrert av sin venn Leonardo Da Vinci og beskrevet regnskapssystemet ved å dekke emner som regnskap tidsskrifter, resultatregnskap, balanse, dobbeltregistrering og mange andre konsepter som danner grunnlaget for regnskapssystemene som fremdeles er i bruk frem til i dag.
Selv om mange i feltet anser Pacioli som "far til regnskap", hadde noen form for hans dobbeltoppføringssystem vært i bruk i mange år før Pacioli's bok ble publisert, selv om ingen vet hvordan eller når regnskapssystemet først kom.
Hva er en debet og kreditt?
Systemet for regnskapsføring av forretningstransaksjoner, også referert til som bokføring, virker ut fra at hver ny transaksjon som en virksomhet gjør, forårsaker to forskjellige endringer i selskapets økonomiske tilstand. Regnskapsførere bruker debet og kreditter til å registrere transaksjoner på to eller flere bokføringskontoer, ved hjelp av et spesifisert sett med debet- og kredittregler.
Utenfor regnskapsverdenen har ordet kreditt vanligvis en positiv connotation, for eksempel ekstra kredittarbeid, eller får kreditt for å prøve hardt. For regnskapsførere er imidlertid det eneste debet- og kredittbeløpet venstre og høyre side av en T-konto, som brukes på følgende måter.
Når du oppretter og skriver inn en regnskapstransaksjon, kan du bruke debet og kreditter for å bestemme hvordan dollarene som kommer inn eller ut av selskapet, påvirker de involverte kontoene. Du kan legge dem inn i et programvarebasert regnskapssystem, og legge inn dataene i et regnskapsregister, kjent som å lage en journaloppføring. Regnskapssystemet vil bli satt opp for å legge inn disse journalpostene til selskapets hovedregnskap, kalt generaldirektoratet.
Du vil sannsynligvis se debet og kreditt forkortet som dr og cr. Ingen enkel forklaring ser ut til å eksistere for disse forkortelsenees opprinnelse, men noen spekulerer på at de står for debetopptegnelse og kredittrekord. Andre ser tilbake til historisk regnskap og sier at de står for de latinske ordene debere ad credere.
En kreditt betyr en transaksjonsoppføring som er gjort på høyre side av en to-kolonne kontooppføring, mens en debet betyr en transaksjonsoppføring på venstre side. Disse kontotegnene, kalt "T-kontoer", har tjent sitt navn fordi en regnskapsfører tegner T-figurer på papir og setter kontonavnene som brukes øverst, for eksempel "kontanter" på en T og "kontorrekvisita" på den andre.
Den venstre siden av hver T-konto brukes alltid til debetoppføringer, og høyre side av T-verdien brukes alltid for kredittoppføringer. T-kontoer brukes ofte som et grunnleggende opplæringsverktøy for å hjelpe elevene til å forstå hvordan dobbeltregistrering fungerer. T-kontoene lar deg skrive ut på papir hvordan hver side av en transaksjon registreres i de ulike regnskapene til hovedboken. Denne metoden virker ikke for enkeltregistrering.
Disse T-kontoer er en grafisk måte å representere en konto i hovedboken, som er hovedlager for alle selskapets regnskapstransaksjoner. Mange regnskapsførere skriver ut regnskapsposter på papir ved hjelp av T-konto-diagrammer, som en måte å dobbeltsjekke en transaksjon på og sørge for at debetene og kreditterene er null og null.
En kompleks regnskapstransaksjon kan kreve oppføringer registrert til en rekke forskjellige kontoer, som krever bruk av flere håndskrevne T-kontoer for å skrive opp og sjekke transaksjonen.Igjen tjener dette som en effektiv måte å verifisere at alle transaksjonens debet og kreditter balanserer seg til null, og at transaksjonen ikke inneholder noen feil før du legger inn oppføringene i et regnskapssystems hovedbok.
For regelmessig daglig regnskapsarbeid, ville en regnskapsfører opprette journaloppføringer direkte inn i regnskapsprogramvare, i stedet for å bruke T-kontoer.
Hva er en kredittbalanse?
En kredittbalanse refererer til dollarbalansen i en bestemt konto, men det er ikke så enkelt. Når et selskap setter opp sin hovedbok, oppretter det et diagram over kontoer. Dette er en liste over hver konto som selskapet bruker til å registrere finansielle transaksjoner, og dataene i disse kontoene flyter til slutt inn i selskapets regnskap.
Hver konto har en "normal" balanse; Det innebærer med andre ord enten en debet- eller kredittbalanse. For eksempel har salgskonto vanligvis en positiv balanse, som ville være en kredittbalanse. For å øke denne kontoen, ville du gjøre en kredittoppføring. Hvis din salgskonto har en debet- eller negativ saldo, vil dette være et viktig rødt flagg for å undersøke. Noen kontoer oppfører seg motsatt, og en kredittbalanse vil være negativ, for eksempel en kredittoppføring til kontokontoen reduserer kontantkontosaldoen.
Alle kontoer, enten debet eller kredittbasert, overholder et prinsipp kalt regnskapsligningen:
Regnskapsligning: Eiendeler = Gjeld + Eierandel
Denne grunnleggende ligningen ligger under hele dobbeltregnskapsregnskapet, og når en post påvirker en aktivakonto, må den også påvirke enten en forpliktelse eller egenkapitalkonto for å holde ligningen i balanse. Debit- og kreditt-dobbeltinngangssystemet er mekanismen som bidrar til å holde ligningen i balanse.
Kontoer med en normal kredittbalanse øker når en kredittoppføring er foretatt. Inntekter som kommer inn i selskapet, eller gevinster, som gevinst ved salg av eiendeler som brukt utstyr som selges av firmaet, er resultatregnskap og de blir registrert som en økning ved å bruke en kredittoppføring. I balansen vil en kredittoppføring øke gjeld og egenkapitalregnskap.
Hva er en debetbalanse?
Kontoer med en normal debetbalanse inkluderer eiendeler i balansen og kostnadsregnskapet i resultatregnskapet. Dette betyr at en debetoppføring øker balansen i disse kontoene. Utgiftsregnskap inkluderer lønnsutgifter, renteutgifter, forsyningsutgifter og andre kontorrelaterte kostnader.
Det er ikke alltid lett å holde debet og kreditter rett, men du kan tenke på å debitere en utgiftskonto hver gang du pådrar seg en utgift.
Er en Debetbalanse Positiv eller Negativ?
Det raske svaret er, det avhenger. Den normale balansen for en aktivskonto er en debetbalanse, og også et positivt beløp. For eksempel har kontantkontoen i balansen en normal, positiv debetbalanse dersom et selskap har kontanter i banken.
På den annen side, når du vurderer kostnadsregnskap i resultatregnskapet, har disse kontoene også en normal debetbalanse, men i stedet representerer det et negativt nummer eller penger betalt av firmaet.
Hva betyr det å kreditere et beløp?
Når du krediterer et beløp, gjør du en oppføring til en konto i form av en kreditt, i motsetning til en debet. Hvis du krediterer en ansvarskonto, øker du saldoen. Hvis du for eksempel krediterer $ 100 til betalbar betaling fordi du har utvidet kreditt til en kunde, har du økt saldoen på din konto for betalbar konto. I resultatregnskapet, hvis du krediterer salgsinntektskonto, har du også økt den siden salgskonto har en normal kredittbalanse, og kredittoppføringene øker den.
Hvis du gjør en kredittoppføring til en konto med en vanlig debetbalanse, som inkluderer aktivakontoer på balansen og kostnadsregnskapet i resultatregnskapet, betyr dette at du reduserer kontosaldoen. For eksempel, si at du betalte $ 50 kontanter for å kjøpe rekvisita. Du vil redusere kontokontoen ved å gjøre en kredittoppføring, siden kontanter er en vanlig debetkonto.
Hva er kontrakontoer?
Kontraregnskap er hovedbokregnskap som fungerer motsatt av debet- og kredittkontoer. For eksempel har en kontanterkonto en normal kredittbalanse, der en vanlig aktivakonto har en normal debetbalanse. Kontra kontoer arbeider for å kompensere vanlige kontoer, og de tillater at den opprinnelige balansen skal ligge i regnskapsoppføringer samtidig som det rapporteres om utligningsbeløpene.
For eksempel har kundefordringskonto en kontra konto kalt "godtgjørelse for tvilsomme kontoer." Balansen i kundefordringskonto representerer kunderegninger som er utstedt, men som ennå ikke er betalt. Godtgjørelsen for tvilsomme kontoer representerer et beløp som selskapet mener det aldri vil se betaling. Dette beløpet er ofte en liten prosentandel av balansen i balansen.
Si at kundefordringskonto har en normal debetsaldo på $ 30.000. Tillatelsen for tvilsomme kontoer har en normal kredittbalanse på $ 2000. Disse to kontoene kompenserer hverandre, og etterlater med deg et netto på $ 28.000 i kundefordringer. Ved hjelp av disse to kontoene kan du fortsatt rapportere de opprinnelige kontouppbeløpene og kunne vise at den er kompensert av $ 2000 som du vet at du sannsynligvis aldri vil få, og gir deg det beløpet som vil bli til kontanter.
Andre kontra kontoer eksisterer, og de har alltid en partner. For eksempel er akkumulerte avskrivninger en kontraforbrukskonto, og den er knyttet til anleggsmidler og utstyrskonto. Salgskonto har en kontrainntektskonto kalt avkastning og godtgjørelser.
Bruk av forsøksbalansen
Regnskapsførere samler en rapport kalt en prøvebalanse ved bruk av et dobbeltregistreringssystem for å kontrollere at alle oppføringer er gjort korrekt. Forsøksbalansen viser alle kontoer i selskapets hovedbok og balansen for hver konto. Når du bruker dobbeltregistrering, må du gjøre en debetoppføring for å oppveie hver kredittoppføring, og omvendt. Hvis du mottar kontanter for salg av varer, vil du øke salgskonto med en kredittoppføring, og du vil også øke kontokontoen din ved hjelp av en kredittoppføring. Alle debet og kreditter må direkte kompensere hverandre.
Når du ser på en prøvebalanserapport, bør alle oppføringer kompensere hverandre slik at rapporten har en balanse på null. Hvis prøvebalansen har annen total, er det gjort en feil eller ufullstendig oppføring, og må være løst.
Noen feil kan ikke oppdages ved å se på en prøvebalanse, for eksempel hvis debet og kreditter kompenserer hverandre, men er gjort på feil kontoer. Hvis du forsømmer å ikke delta i en transaksjon, vil du ikke få denne feilen ved å se på en prøvebalanse. I tillegg, hvis forskjellige debet- og kredittfeil er blitt gjort og de bare skjer for å kompensere hverandre numerisk, vil de ikke bli oppdaget på en prøvebalanse.
