E-post er en effektiv og raskere metode for å sende bedriftskommunikasjon i forhold til posttjenesten. Det er også en enklere måte å utveksle dokumenter på. Noen ting du bør vurdere når du sender e-post med et vedlegg, er størrelsen, programmet brukes til å lage vedlegget og muligheten for virus. Det er også viktig å huske at mottakeren kanskje ikke er den eneste som ser meldingen din. Bruk en profesjonell tone som gir et godt inntrykk.
Skriv en emnelinje som tilstrekkelig reflekterer meldingen. Spesifikke faglinjer vil hjelpe medarbeiderne å organisere e-post i henhold til selskapsprosjekter. Vage titler som "Viktig" eller "Vennligst les" gjør det vanskelig å finne meldinger i fremtiden.
Skriv en melding som er kortfattet og lett å lese. Ansatte må sile gjennom store mengder e-postmeldinger hver dag og har liten tid til å lese lange meldinger. Bruk en lesbar skrift, ta med mye hvitt mellomrom og bruk store og små bokstaver på riktig måte. Skriv din melding i en tone som er høflig, men profesjonell, og begynn og avslutt med profesjonelle salutasjoner.
Se vedlegget. Opptatt ansatte blir ofte rushed for tiden og kan overse vedlegget dersom det ikke er referanse til det. La mottakeren vite hva vedlegget inneholder og hva du skal gjøre med det.
Kontroller at du har vedlagt dokumentet før du sender det. Janis Fisher Chan, forfatter av "E-post: En skrive det bra guide - Hvordan skrive og administrere e-post på arbeidsplassen," anbefaler å legge ved dokumentet før du begynner å skrive meldingen.
La leseren vite hvilket program som trengs for å åpne filen. Microsoft Office Suite og Adobe Acrobat Reader er vanlige programmer som brukes på arbeidsplassen.
Vurder hvor lang tid det vil ta mottakeren å laste ned vedlegget. Bruk et filkomprimeringsprogram for store filer, for eksempel WinZip, eller brett filen i mindre seksjoner som du kan sende separat. I motsetning til den travle ansatt, kan du også lime inn dokumentet i meldingsdelen.
Proofles meldingen din. Stave- og grammatiske feil virker uprofesjonelt. Unngå å bruke slang, forkortelser og uttrykksikoner i meldingen din. Disse kan være kjente betingelser, men de er upassende i forretningsmeldinger.
Skann meldingen og vedlagt dokument for virus før du sender.
Ta med en ansvarsfraskrivelse som oppfordrer leseren til å skanne vedlegget for virus før du laster ned. Dette kan beskytte firmaet mot muligheten for rettslige skritt hvis mottakeren mottar et virus gjennom vedlegget ditt.
Advarsel
Ikke send kjede mails, spam eller vitser som vedlegg. De er uprofesjonelle og upassende.
