Prosjektkoordinering - noen ganger kjent som prosjektledelse - krever flere ferdigheter og evnen til å tilpasse seg et skiftende miljø. Prosjektkoordinatorer er vanligvis pålagt å jobbe med en rekke individer og krever kapasitet til å organisere og administrere data og enkeltpersoner. Mens hvert prosjekt er annerledes, er noen tips nyttige for alle prosjektkoordinatorer.
Utvikle en detaljert arbeidsplan
Før noen av prosjekthjulene begynner å snu, utvikle en detaljert arbeidsplan som dekker hvert aspekt av prosjektet. Inkluder slike elementer som et budsjett, en tidslinje, en liste over kontakter og om nødvendig nødplaner eller responsscenarier. Å ha en plan bidrar til å veilede deg gjennom et hvilket som helst usikkert terreng mens du også kartlegger en generell retning for prosjektet. Sirkulere planen til alle relevante aktører slik at hvert medlem av prosjektet er på samme side.
Vær forberedt på å avvike fra planen
En detaljert og klar plan er viktig for prosjektkoordinering, men det er også evnen til å improvisere og forandre planen etter behov. De beste prosjektkoordinatørene følger en plan så lenge det fungerer; Men hvis planen ikke styrer prosjektet mot slutten, eller hvis det er funnet mangel på ett eller flere områder, er det på tide å endre planer. Prosjektkoordinatorer bør være åpne for innspilling fra andre teammedlemmer når planene skiftes, og endringer skal kommuniseres til alle relevante aktører.
Minimere kommunikasjon
Kommunikasjon er viktig for prosjektkoordinering - flere aktører fra ulike seksjoner, organisasjoner, byer, stater eller til og med land vil ofte bli pålagt å jobbe sammen mot en bestemt slutt. Dette krever vanligvis hyppig kommunikasjon mellom partene; Denne prosessen bør imidlertid ikke bli ødeleggende. Utnevne et minimums antall sentrale kommunikasjonsoffisorer og hold e-post til et minimum. Det som trengs for flere e-postmeldinger, kan ofte ordnes raskt og enkelt gjennom en telefonsamtale.
Utvikle lederegenskaper
Lederskap ferdigheter er vidtrekkende og nødvendige ferdigheter vil variere fra prosjekt til prosjekt. Noen ferdigheter ser imidlertid ut som å være avgjørende for suksess i prosjektkoordinering - organisering, intelligens, åpenhet og til og med en sans for humor bidrar til å skape en atmosfære som bidrar til suksess. Koordinatorer er ikke perfekte, men de kan være bedre eller verre, og det er alltid rom for forbedring. Prosjektkoordinatorer bør være åpne for tilbakemelding fra andre og bør bruke litt tid på å tenke på hvordan deres ledelsesevner kan utvikles og implementeres på en mer nyttig og effektiv måte.
