Å lage og implementere et budsjett er avgjørende for enhver bedrift eller organisasjon av mange grunner. Å forberede et kapitalbudsjett er nødvendig for å øke fortjenesten og minimere kostnadene. De fleste bedrifter og organisasjoner planlegger vanligvis et budsjett for en 12-måneders periode, noe som gjør at ledelsen kan ta en titt på det større bildet. Et kapitalbudsjett adskiller seg fra et kortsiktig budsjett fordi det tar en titt på langsiktige investeringer, undersøker kjøp eller oppgradering av anleggsmidler som bygninger, maskiner og utstyr.
Identifisere økonomiske mål, som klart definerer organisasjonens kapitalutviklingsmål. Ta med tidsrammen for å nå disse målene. Prioritere behov, og deretter bestemme hvordan finansiering av disse behovene vil påvirke budsjettet. Før du utarbeider et endelig budsjett, bør ledere vurdere hvilke tiltak som kan gjøres for å forbedre ytelsen på enkelte områder, spesielt når det uventede skjer.
Be om støtte til spesifikke finansieringsprioriteter. Vær oppmerksom på at det ikke vil være nok penger til å finansiere hvert hovedprosjekt på organisasjonens ønskeliste. Arbeid med andre medlemmer i Finansutvalget for å etablere evalueringskriterier for tildeling av prioriteringer. For eksempel kan behovet bli målt ved den nåværende tilstanden eller bruken av fysiske eiendeler som bygninger og utstyr. På den annen side kan hensynet til enkelte prosjekter baseres på helse- og sikkerhetsfaktorer, eller samlet fordel for samfunnet.
Samle inn dataene som er nødvendige for å anslå finansiering til kapitalbehov. Analyser regnskap inkludert resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling for å få en bedre ide om organisasjonens langsiktige økonomiske helse. Finansiering av kapitalutgifter betyr å betale ekstra penger i renter. Selv om det ikke vanligvis er en klok beslutning for en organisasjon å finansiere all sin gjeld, kan betalende penger påvirke kontantstrømmen ved å redusere driftskapitalen betydelig.
Vurder muligheten for eventuelle investeringer, for eksempel nybygg, større renoveringer eller nytt utstyr først ved å se på hvor lenge det vil ta å gjenopprette kostnadene ved større investeringer. Undersøk andre alternativer, og vurder om kostnadene ved prosjektet er berettiget, eller om det finnes måter å redusere kostnadene på. Endelig bestemme om investering i et bestemt kapitalprosjekt vil øke verdien av organisasjonen som helhet. Husk at du kanskje må forsvare budsjettbeslutninger til andre i organisasjonshierarkiet.
Utkast til et forslag til budsjett som tildeler ressurser ved å vurdere resultatene fra tidligere prosjekter i en langsiktig planlegging. Siden de fleste kapitalprosjekter tar år å utvikle, brukes år-til-år-sammenligninger ofte til å evaluere resultatene. Beslutningen om å investere i nye prosjekter eller eiendeler er avhengig av ikke bare den langsiktige kostnaden for å finansiere prosjektet, men er også avhengig av kontantstrømmen et prosjekt forventes å generere i de kommende årene. Budsjettet bør skissere i detalj hvordan individuelle kapitalkostnader vil bli finansiert. En solid utgiftsplan må vise hvordan penger vil bli bevilget for eventuelle forbedringer, som anbefales.
Mål fremdrift ved å overvåke driften regelmessig gjennom hele regnskapsåret. Kapitalprosjektplanlegging handler så mye om måling av utfall som det handler om å vurdere og velge kapitalprosjekter. Prosjekter må være ferdig innen tidsrammen, og i henhold til trinnene som er skissert i budsjettet.
Tips
-
Hver avdeling innenfor en organisasjon må definere sine mål og metoder for rapportering av fremgang. Hovedmålet med å utvikle et kapitalbudsjett er å etablere en klar sammenheng mellom individuelle avdelingsmål og organisasjonens generelle oppdrag.
Selv om kapitalbudsjettering fokuserer på langsiktig planlegging, bør fremdriften måles rutinemessig om det er daglig, ukentlig eller månedlig.
