Prosjektledelsesverktøy er vanlige enheter for å holde oversikt over aktiviteter, tidsfrister og ressurser på et prosjekt. De er vanligvis visuelle verktøy som er utformet for å representere mål og aktiviteter i et prosjekt - for eksempel Gantt-diagrammer - eller ansvaret for de som arbeider på ulike stadier av et prosjekt, for eksempel svømmebane diagrammer.
Pro: Organisasjon
Prosjektledelsesverktøy hjelper deg med å holde deg organisert fra starten av prosjektet. Ved å identifisere alle aktivitetene og deres varighet, ressurser og ansvarlige mennesker, trenger du aldri å lure på hva du skal gjøre neste eller hvem som har ansvaret. Detaljer er enklere å spore fordi de er skrevet ned og merket når de er ferdige. I løpet av et prosjekt bidrar bedre organisasjon til å spare tid og stress og unngår siste øyeblikk scrambling.
Pro: Enkelt delt
Prosjektledelsesverktøy skaper vanligvis et dokument som fungerer som "prosjektet på et øyeblikk." Dette prosjektet kan enkelt deles med alle som arbeider med sine forskjellige komponenter. Alle vet statusen til aktiviteter som kan påvirke sitt arbeid. Visse programmer gjør det mulig å redigere åpen tilgang, slik at alle kan se alle detaljene i prosjektets status også.
Con: Time Investering
Det kan være betydelig tid investert i å lære og skape det første prosjektstyringsverktøyet som er valgt for prosjektet. Enkelte verktøy er ganske enkle å lære, men andre kan være detaljerte og tekniske. Alle på prosjektet trenger å lære å tolke verktøyet; noen må også være ansvarlig for å lære å lage verktøyet. Noen ganger kan læring spesialisert programvare ta så lenge som å lage selve dokumentet.
Con: Vedlikehold
Prosjektledelsesverktøy er bare nyttige når de oppdateres regelmessig. Den opprinnelige planen er verdifull, men i virkeligheten går prosjekter aldri i henhold til planen. Når endringer skjer, for eksempel nye oppgaver eller forsinkelser, må dokumentet oppdateres tilsvarende. Noen må være ansvarlig for denne vanlige oppgaven.
