Å skape en realistisk prosjektplan er en av de største utfordringene en prosjektleder står overfor. Det er noen vanlige problemer med prosjektplanlegging som kan forventes og forebygges, noe som gir alle involverte i prosjektet mer tillit til tidsplanen.
Beregning av oppgavevarighet
Det mest grunnleggende og vanlige problemet med prosjektplanlegging er å estimere varigheten av hver prosjektoppgave. De fleste undervurderer hvor lenge noe vil ta dem til å gjøre, noe som resulterer i en tidsplan som bare reflekterer et best scenario. For å forhindre dette kan du legge til tid til hver oppgave hvis du kan guesse hvor mye medlemmet ditt har undervurdert. (Mange undervurderer konsekvent med en viss prosentandel.) Eller du kan legge til beredskapstid som et separat element i din tidsplan. Selv om dette noen ganger er rynket på som "polstring" din tidsplan, er det faktisk en realistisk måte å gjøre planen mer nøyaktig.
Pass på at du ikke savner noen nødvendige prosjektoppgaver. Det er lett å overse de som gjøres av grupper utenfor prosjektgruppen din eller de som fagpersonen som vurderer vurderingen er så åpenbare at hun ikke trenger å nevne dem.
Tilordne ressurser
De fleste prosjektplaner er basert på antagelsen om at den rette ressurspersonen vil være tilgjengelig akkurat når det trengs. Men med mindre organisasjonen har en god metode for å tildele mennesker til prosjekter, kan det ikke skje. Planleggingen din må også realistisk redegjøre for hvor mye tid hvert lagmedlem kan bruke på prosjektet, vurderer andre prosjekter, operativ støtte eller administrative oppgaver de må gjøre.
Angi implementeringsdato
I mange tilfeller har ledelsen eller noen utenforfaktor satt prosjektets implementeringsdato før du utvikler en tidsplan. Du kan bli bedt om å redusere tiden som er planlagt for noen oppgaver for å møte den nødvendige sluttdatoen. Du bør proaktivt kommunisere til prosjektsponsoren eventuelle risikoer som er involvert i å gjøre disse endringene.
Administrere det ukjente
Ukjente hendelser, for eksempel endringer i bedriftsmiljøet eller problemer med en ny teknologi, kan føre til at prosjektoppgaver tar lengre tid enn planlagt. Ved å identifisere mulige risikoer ved prosjektets begynnelse vil du bedre kunne styre noe som oppstår og dermed redusere deres innflytelse på timeplanen din.
Administrere endring
Endringer i omfanget av prosjektet, krav som skal oppnås eller teknologi som brukes kan forstyrre prosjektplanen. Disse endringene bør gå gjennom en formell prosessforandringsprosess, slik at prosjektsponsor og kunder kan godta eventuelle endringer i planlegging, i stedet for å bli ubehagelig overrasket av dem.
Beregning av store prosjekter
Et stort prosjekt har flere gjensidig avhengighet mellom oppgaver og mellom arbeidsgrupper eller enkeltpersoner. Dette kompleksitetsnivået gjør det vanskeligere å forutsi tidsplanen, som må inkludere tid for slik samordning.
