Dokumentkontrollprosedyrer trenger ikke å være komplekse. Faktisk legger kompleksiteten til sannsynligheten for at dokumentet ikke vil bli tilstrekkelig referert. Når det er sagt, er administrering av informasjon en av de viktigste prosessene i enhver organisasjon. Tilliten til elektronisk datakorrespondanse øker behovet for kontinuerlig oppdatering av datakontroll og lagringsprosedyrer. Unnlatelse av å opprettholde tilstrekkelige dokumentkontrollprosedyrer kan resultere i store økonomiske risikoer. Heldigvis har forbedringer i dokumentkontrollteknologi og programvare utviklet en ny verden av beste praksis.
Identifiser kritiske prosesser
Tilordne et team av tverrfunksjonelle ledere for å identifisere dine mest kritiske prosesser relatert til data og informasjonsflyt. Spor hvordan dataene (e-post, kundeundersøkelser, IRS-skjema, etc.) flyter fra kunden din til databasefilene dine. Sammenlign hver dataflytingsprosess og identifiser felles eller overflødige oppgaver. Kart ut alle informasjonsprosesser, alt fra e-post til bedriftens overholdelse, ved hjelp av et grunnleggende flytskjema.
Opprett prosedyrer manual
Prosedyrer - for både programvare og papir - må definere hvordan dokumenter godkjennes før og etter oppdateringen. De bør også detaljere hvordan du oppdaterer og godkjenner dokumenter igjen. Angi hvordan systemet vil identifisere endringer, dvs. ved utstedelsesdato eller skriftendringer. Sørg for å skissere prosessen for å bestemme forgrunnsgrunnlaget. Forstå hvordan du kan forhindre at "foreldede" dokumenter blir brukt.
Sikre funksjonalitet
Sørg for at dokumenter er tilgjengelige for de riktige personene når de trenger dem. Hvis du konverterer til et virtuelt system, må du sørge for å nøye dokumentere hvordan originaldokumentet blir lagret, hvis i det hele tatt. Endelig har du en backup løsning. Hvis du bytter til et automatisert system, bruk en pilotutrullingsstrategi. Etter full konvertering, vent tre måneder før du ødelegger eller arkiverer papirdokumenter.
