Opplæring er hjertet av enhver virksomhet. Enten å undervise kundes hilsen og service eller bruk av sofistikert teknologi, bedrifter som er opptatt av opplæring, nyter mer effektivt og produktivt personale og leverer bedre kundeservice enn de som ikke gjør det. Noen forretningskategorier har lovlig opplæringskrav. Microsoft Office Suite har to alternativer for sporing av ansattstrening: Microsoft Excel eller Microsoft Access. Excel-systemet kan implementeres av alle med grunnleggende regnearkopplevelse. Tilgang gir imidlertid mer sofistikerte metoder for rapportering og sporing.
utmerke
Lag en liste over treningsøkttitlene som ansatte forventes å fullføre. På et nytt regneark, skriv inn disse kolonneoverskriftene: "Fornavn", "Etternavn" og emne eller øktnavn i hver etterfølgende kolonne, ved å bruke så mange som nødvendig. En kolonne for et ansattes nummer eller annen identifikator kan også legges til. Velg kommandoen "Skriv ut titler" fra gruppen "Sideoppsett" på båndets "Sideoppsett" -fanen og opprett "Tittel" -raden. Skriv inn "$ 1: $ 1" i feltet "Title Row".
Skriv inn navnene på alle ansatte og eventuelle identifikasjonsnumre i de aktuelle kolonnene.
Velg celle "A1", og hold nede venstre museknapp ned, dra for å velge alle rader og alle kolonnene der dataene skal skrives inn. Velg kommandoen "Format som en tabell" i "Styles" -gruppen på "Hjem" -fanen. Bekreft feltet "Data Range" og merk av i boksen som sier "Min tabell har overskrifter."
Velg alle rader og kolonner i hvilke treningsdatoer som skal legges inn. På fanen "Hjem" velger du ønsket datoformat fra rullegardinmenyen "Generelt" i "Antall" -gruppen. Lagre regnearket.
Skriv inn riktig dato i riktig kolonne og rad når en ansatt fullfører den nødvendige treningen. Ved å bruke "Tabell" -formatet kan du klikke på én klikk ved kolonne når du utarbeider rapporter. Lag regnearket etter hver ny dataoppføring.
Adgang
Opprett en ny Access-database. Gi nytt navn til "Tabell 1" som "Arbeidsopplæringsopptak" eller et foretrukket alternativt navn. Åpne "Table Design View" fra "View" -gruppen på "Home" -fanen. Det første feltet, "ID", er satt som primærnøkkel som standard. Tilgang vil automatisk nummer dette feltet eller ved å bruke "Feltegenskaper" -ruten, kan du opprette en maske eller annen formatering for å møte dine forretningsbehov, for eksempel å legge til de ansattes ID-numrene.
Skriv inn disse feltnavnene og andre felt for å fange opp ønskede data, for eksempel "Fornavn", "Etternavn", "Opplæringsemne" eller "Dato avsluttet". Andre felt å registrere kan inkludere "Karakterer", "Ytelse" og "Notater eller kommentarer." Angi de aktuelle datatypen og formategenskapene. Husk å velge "Date / Time" for "Date" -datatypen.
Lagre bordet. Bytt til "Tabellvisning" i "Vis" -gruppen på "Hjem" -fanen.
Velg "Form Wizard" fra "Forms" gruppen på "Create" -fanen for å åpne design dialogboksen. Velg hvert ønsket "Tilgjengelig felt" fra venstre kolonne og flytt til kolonnen "Valgt felt" og trykk på ">" for enkeltfelt eller ">>" for å flytte alle feltene samtidig. Klikk på "Neste" -knappen.
Velg ønsket layout for skjemaet i dialogboksen "Layout". Klikk på "Neste" -knappen. Navngi "Formularen" i den neste dialogboksen eller hold standardmatchen til tabellnavnet. Bestem om å godta Wizard-designet form eller endre design. Hvis du endrer skjemaet, klikker du på "Neste" -knappen. Hvis du bruker standarddesignet, klikker du på "Fullfør" -knappen. Lagre skjemaet.
Fyll inn dataene for hver ansatt og treningsøkt når informasjonen er tilgjengelig. Bruk skjermbildet "Form" for datainngang og "Tabell" -visning for å filtrere data og opprette rapporter. Rekord lagres automatisk når dataene blir skrevet inn.
Tips
-
Excel muliggjør enkle søk og rapporter basert utelukkende på sortering. Tilgang tillater sofistikert registrering og rapportering, slik at flere filtre kan opprette rapporter etter ansatt, treningsøkt eller annet felt- eller datasalg. Tilgangsfeltnavn kan ikke ha mellomrom; opprett en enkel språktekst til hovedrapportkolonner. For eksempel kan et "TrainingSessionName" -felt være captioned "Training Session" for rapporter.
Advarsel
Ikke bruk personnummer som arbeidstakeridentifikasjonsnummer; Dette åpner virksomheten for å identifisere tyveriansvar.
