Hvis du er heldig nok til å få flere leverandører til å vie for virksomheten din, inviterer deg til dyre lunsjer og vise deres takk med gaver, vær forsiktig. Tilsynelatende vennlige bevegelser som disse kan krysse linjen for etikk i anskaffelser ved å påvirke dine innkjøpsbeslutninger. Selv om du ikke er påvirket, kan bare utseendet på ubehag skade din egen og selskapets omdømme.
Etiske problemer i innkjøp
Institutt for Supply Management har vedtatt tre prinsipper for å kjøpe ledere og ansatte til å huske i sitt arbeid:
- Opprettholde integritet i dine beslutninger og handlinger.
- Bestem alltid den beste verdien for din arbeidsgiver.
- Forbliv lojal mot yrket ditt.
Ut fra disse prinsippene utarbeidet ISM standarder for å kjøpe fagfolk til å følge for å sikre at de opprettholder høy etikk i anskaffelser. Disse standardene omfatter å fungere skikkelig med leverandører og ikke tillater at dine beslutninger påvirkes av leverandører. En annen standard er å avstå fra å inngå avtaler som garanterer en gjensidig ordning eller en som kan komme i konflikt med arbeidsgiverens interesser.
Eksempler på uetisk oppførsel
Selvfølgelig vil du fremme gode relasjoner med leverandører og potensielle leverandører. Men selv tilsynelatende ufarlige handlinger kan tjene som eksempler på uetisk oppførsel ved innkjøp.
Eksempel: Alle må spise, så hva er skaden i lunsjer med en potensiell leverandør for å diskutere detaljer?
For det første kan du bli for vennlig til det punktet du vil gjøre forretninger med denne leverandøren, selv om hans priser og vilkår ikke er det gunstigste. Han er så snill at du er tilbøyelig til å ta ham på hans ord når han beskriver leveringsbetingelser som virker for gode til å være sanne. For det andre, med mindre du leter etter hver enkelt leverandør som nærmer deg, viser du favorittisme.
Eksempel: En potensiell leverandør tilbyr deg bunnpriser på lager som bedriften bruker regelmessig. I bytte, godtar du å gi dem forhånds varsel når andre forsyninger kommer til å være ute for bud.
Det kan virke som om denne situasjonen er ufarlig fordi du fortsatt vil gi andre leverandører muligheten til å by, og du planlegger å vurdere alle tilbudene ganske. Men ved å gi en leverandør forhåndsmeddelelse gir du dem den urettferdige fordelen av å ha mer tid til å forberede sitt bud og å få sine bud til deg før andre leverandører. Kanskje det vil endre hva deres bud ville ha vært hvis gitt mindre tid; kanskje det ikke vil. Men det er ikke rettferdig å gi en leverandør en fordel av noe slag over de andre.
Eksempel: En leverandør som du nylig tildelte en kontrakt, sendte en takk gave av din favoritt brandy, billetter til et idrettsspill eller et småbetjent kafé gavekort. Siden det er en takk gave, har det ikke påvirket din beslutning, så du godtar det.
Det er mange etiske problemer med å godta gaver, selv de med små dollarverdier. Sannt, det påvirket ikke avgjørelsen din om dette er første gang du har brukt denne leverandøren. Men hvis du velger å bruke dem igjen, hvordan vet du at du ikke blir påvirket av deres gjennomtenkte gave? Det vil se ut til andre i bransjen som du kanskje har vært påvirket av. Uansett vil du bli kjent for å akseptere gaver som bekrefter ditt rykte og ditt firma siden du er deres innkjøpsagent.
Et spørsmål å spørre deg selv i alle dine anskaffelsesbeslutninger er: Fungerer denne handlingen min bedrift? Gaver nyter deg, ikke din bedrift. Selv om gaven var for selskapet, gjør det vondt i stedet for å hjelpe ved å gi selskapet et dårlig rykte.
Sikre høy etikk ved innkjøp
Hvis du er en bedriftseier eller innkjøpssjef, er det skritt du kan ta for å sikre at firmaet opprettholder etikk ved innkjøp.
- Skriv ut selskapets etiske retningslinjer med spesifikasjoner for innkjøpsavdelingen.
- Tren alle innkjøpere på disse etikkene, og gi eksempler på etiske og uetiske handlinger. Dette er et ideelt sted for rollespillleverandører og innkjøpsagenthandlinger.
- La medarbeiderne vite at ledelsen vil se gjennom innkjøpskontrakter, og uanmeldte revisjoner vil også bli gjort. Sørg for å følge gjennom med begge, så selskapets posisjon på de etiske problemene ved innkjøp forstås og etterfølges av alle.
