Hvis organisasjonen har mer enn én ansatt, og de ansatte reiser eller foretar kjøp for selskapet på deres personlige kredittkort, trenger du en kredittkort refusjonspolicy.Kredittkort refusjon politikk lar deg bestemme hvilke utgifter som vil bli tilbakebetalt, sette en kappe på utgifter og informere ansatte om hvordan refusjonsprosessen fungerer.
Bestem om forutgående godkjenning er nødvendig
Tilbakebetaling av ansattes kredittkortutgifter kan være et budsjett mareritt hvis menneskelige ressurser og regnskap ikke aner hva slags kostnader som kan forventes. Krevende forhåndsgodkjenning for noen eller alle kredittkortutgifter kan eliminere klistremerkechock under avstemming av kredittkortrefusjonskostnader. Reiser eller utgifter for autorisasjon og innkjøpsordrer kan hjelpe ledere med å stoppe uautoriserte utgifter, samtidig som menneskelige ressurser og regnskap hjelper deg med å få en ballpark-ide om kostnadene som vil bli refundert.
Angi utgiftsgrenser
Kapping av kredittkort refusjoner ved å sette grenser for utgifter er en annen måte at kredittkort refusjon politikk kan bidra til å forhindre budsjettproblemer. Innstillingsgrenser for måltider, hoteller og underholdning vil holde reisebidrag i sjakk, mens refusjoner for tjenester eller materialer skal kontrolleres gjennom innkjøpsordrer eller forhåndsgodkjenning. Standard kvoter for måltider, for eksempel, kan eliminere behovet for ansatte å snu inn kvitteringer, og er nyttig for organisasjoner som behandler mange refusjoner.
Definer hvilke utgifter som skal tilbakebetales
Enhver kredittkort refusjon politikk bør klart definere hvilke utgifter som vil bli refundert. Mens mat, reise og losji er standardkostnader for refusjon, kan bedriftskulturen diktere andre kostnader som er gjenstand for refusjon, for eksempel kostnader for å underholde klienter, inkludert eller utelukkende alkoholholdige drikkevarer og vaskeritjeneste for utvidede forretningsreiser. Politikken din bør definere hvilke kostnader som kan refunderes, og når, for å unngå ansettelses misbruk av kostnadsregnskap.
Bestem hva som er nødvendig for å underbygge tilbakebetaling
Tilbakebetaling av kredittkortkort for ansatte kan raskt bli problematisk for regnskap og menneskelige ressurser dersom refusjonspolitikken ikke bestemmer hvilken dokumentasjon som kreves. Mens noen selskaper er avhengige av individuelle kvitteringer, bruker andre e-postkvitteringer eller merkede kopier av kredittkortopplysninger, eller angir standard godtgjørelser for de fleste refunderbare utgiftene for å unngå overflødig papirarbeid helt og holdent. Volumet av refusjoner din organisasjon håndterer, bør diktere retningslinjene dine.
