En prosjektstyringsplan identifiserer et målbart, kortsiktig selskapsmål og oppgavene, allokerte ressurser og eksplisitt tid som er nødvendig for å nå dette målet. Arbeidet med å skrive en prosjektstyringsplan faller normalt til prosjektlederen, som har fullt ansvar for å spore, måle og rapportere fremdriften av alle prosjektets oppgaver mot budsjettet og tidslinjen, samt identifisere avvik fra seniorledelsen Godkjent plan. Prosjektledelsesplaner har vanligvis ledsagende dokumenter (for eksempel Gantt-diagrammer, arbeidsavgrensningsstruktur (WBS), budsjettplaner, ressursplaner, oppgaveavhengighetslister) som hjelper prosjektlederen å holde oversikt over prosjektets samlede fremgang.
Samarbeide med toppledelsen for å definere prosjektets omfang og mål. Sørg for at prosjektets varighet er kortsiktig (ikke lenger enn tre til seks måneder), identifiser prosjektets budsjett- og tidslinje (for eksempel et produkt må lanseres eller sendes på en bestemt dato til ikke mer enn en bestemt pris) og bestemme hvem må delta i prosjektet for å lykkes.
Identifiser eventuelle ressurs- eller budsjettbegrensninger, risikoer eller tidskritiske problemer som kan påvirke å oppnå prosjektmålet. Hvis du tilordner personer til prosjektgruppen som har andre oppgaver som skyldes samtidig som dine leveranser er, kan dette sette prosjektet i fare.
Arbeid med prosjektteammedlemmer for å bygge arbeidsstrukturen. Oppgi prosjektfaser, oppgaver og milepæler (oppgaver uten varighet) i WBS slik at du vet hvem som gjør hva og når de gjør det. WBS er en integrert del av prosjektplanen.
Definer periodiske planrapporter på en tidslinje for prosjektgruppen, og identifiser når toppledelsen kan forvente rapporter om prosjektets fremgang, inkludert hvilken form rapporteringen vil ta.
Arbeid med prosjektgruppemedlemmer for å utarbeide eventuelle støttedokumenter og planer som spesifikt gjelder dem (for eksempel budsjettplaner, ressursplaner, oppdragsavhengighetslister) og vedlegg dem til prosjektstyringsplanen.
Be ledende medlemmer og prosjektsponsor å signere og avtale prosjektplanen for å gjøre planen effektiv.
Gjennomgå prosjektstyringsplanen når prosjektet utvikler seg med teamledere og toppledelsen for å sikre at den nøyaktig reflekterer selskapets ønskede mål.
Tips
-
Identifiser de viktigste interessentene i prosjektet så tidlig som mulig slik at de kan gjøre bemanning og budsjettering tilpasninger i avdelingene sine.
Advarsel
Manglende overføring av ledelsen på prosjektplanen ved prosjektets start kan bety at nødvendige ressurser ikke vil bli tildelt prosjektet ditt.
