En standard operasjonsprosedyre er et skriftlig dokument som beskriver spesifikke tiltak for å ta for å fullføre en repeterende oppgave eller prosess. SOP-er følger ingen oversatt eller mal, da de varierer etter organisasjon og bruk. For eksempel vil en SOP for produksjonsoperasjoner i et produksjonsanlegg variere sterkt fra en etablert for treningssalgspersonell i et detaljhandelsmiljø.
Mål
Bedrifter kan utføre SOP for å redusere avfall og øke fortjenesten. En ideell kan bruke en SOP for å betjene samfunnet bedre. Noen selskaper bruker SOP for å sikre overholdelse av regjeringsforskriften eller for å forbedre sikkerheten på arbeidsplassen. Selv om årsakene til å søke forbedring kan variere noe, uavhengig av miljøet der en SOP benyttes, Hovedformålet er å forbedre effektiviteten i en viss kapasitet.
David Grusenmeyer, seniorforlengelsesassistent ved Cornell University, kaller varianter i et operativsystem "fienden" av kvalitet og effektivitet. Dermed kan en standard operasjonsprosedyre brukes til å strømline operasjonene ved å sette opp et uforandret sett med trinn for å oppnå et bestemt mål.
Hvorfor bruke SOPs?
Organisasjoner fra det amerikanske militæret til ideelle organisasjoner til store selskaper bruker SOP til:
- Forbedre effektiviteten.
- Øk kvaliteten.
- Sikre sikkerhet.
Spesifikke SOP kan skrives for produksjonslinjer, opprydning på arbeidsplassen, ansattstrening, lønnsprosessprosessen og vurderinger av ansattes ytelse, blant annet oppgaver.
Forberedende arbeid for å skape SOP
For å opprette en tilpasset SOP, foreslår Grusenmeyer flere trinn:
- Se etter områder i bedriften din der standard operasjonsrutiner vil være fordelaktige.
- Fra funnene dine kan du finne et eller to områder hvor suksess er mest sannsynlig og overskuddet vil bli mest berørt.
- For dine fokusområder, gå over trinnene som trengs for å utføre hver operasjon og rangere dem etter betydning.
- Til slutt samle et team av ledere og ansatte med størst kunnskap om prosessen og koordinere med gruppen for å skape SOP.
Skriver SOP
Gi navnet på SOP og beskriv hvilke oppgaver som er inkludert. Beskriv beskrivelsen i beskrivelsen:
- Hvem skal gjøre arbeidet.
- Hvilke materialer og utstyr er nødvendig.
- Hva sluttresultatet skal være.
Gi spesifikke trinnvise detaljer om hvordan du skal oppnå oppgaven, til det punktet hvor en ikke-overvåket medarbeider kunne utføre oppgaven tilstrekkelig ved å følge veiledningen. Opplær alle ansatte som vil jobbe i noen kapasitet på oppgaven om detaljene i SOP, og overvåke og evaluere SOP konsekvent.
Tips
-
Hvis organisasjonen eller virksomheten skulle gjennomføre en operasjon eller en prosedyre en gang, som for et spesielt prosjekt, ville en SOP være irrelevant. Men når gjentatte prosedyrer er en del av forretninger, er å skape en SOP en god forretningsadministrasjon.
