Hvordan forberede seg på forretningsreise

Forretningsreiser er viktige for å holde en bedrift blomstrende. Å reise til forskjellige steder for å delta på konferanser eller bare for å møte gamle og nye kunder er bare noen av grunnene til at folk går på forretningsreiser. For å få en vellykket forretningsreise er det viktig å planlegge klokt.

Elementer du trenger

Datobok eller journal
Kontaktliste eller adressebok
Laptop
PDA
Mobiltelefon
Flash-stasjon, kompaktplater eller disketter
Konferanse og møterom

Planlegge på forhånd. Når du har bestemt datoene for forretningsreise, er det nødvendig å planlegge fremover. Ofte er en forretningsreise gjort på et sted lenger enn ditt lokale knutepunkt. Reserve dine reisebyråer som kan inkludere flyselskap, hotell og bilreservasjoner måte i avansert. Hvis du planlegger å delta på store konferanser som sikkert vil bli møtt av mange mennesker fra forskjellige deler av verden, må du sørge for at du gjør disse månedene på forhånd, slik at du fortsatt kan få en bekreftelse på reisebyråene samt konferansen seg selv.

Sett mål før du reiser for forretningsreise. Hva vil du oppnå når du kommer til reisemålet ditt? Du vil være så produktiv som mulig i svært kort tid. Tidshåndtering er nøkkelen til å sikre at du møter dine mål.

Still opp avtaler. Forretningsreiser koster selskaper penger til å betale for reiseinnkvartering samt mat. Gjør det verdt å slå flere enn en fugl med en stein. Prøv å planlegge noen avtaler for å møte kundene dine, leverandører og andre viktige forretningsforbindelser. Hvis du har ansatte som rapporterer til deg på samme sted du deltar på en konferanse, kan du prøve å møte dem personlig.

Sett opp oppgaver og resultater før du reiser. Hvis du for eksempel kjører en konferanse selv, må du sørge for at utstyret du bruker, for eksempel projeksjonsskjerm, projektorer og mikrofoner, er reservert sammen med møterommet. Kontakt den lokale administrasjonen i avdelingen du besøker, eller teknisk supportpersonell for å sikre at du har et sted å gjøre arbeidet ditt med riktige nettverkstilkoblinger. Hvis det er visse oppgaver som skal fullføres før du kommer til noen av dem som deltar i møtet, må du sette opp uker i avansert for å gi dem nok tid til å forberede eller fullføre slike oppgaver.

Send informasjonen fremover. Hvis du har agenda- eller kraftpostpresentasjoner for møtene, send dem via e-post på forhånd. Å forberede deltakerne på det som må diskuteres, vil gi dem nok tid til å gjennomgå materialene, samt forberede spørsmål for at du skal svare. Å gjøre dette gir deg også mulighet til å gjennomgå eget materiale og foreta nødvendige tilpasninger før møtet, hvis nødvendig.

Gjør deg klar for forretningsreise ved å pakke bagasjen med viktige elementer. Ikke glem å ta med deg nok av antrekk, spesielt hvis du forventer å delta på formelle middager; ta med et antrekk som passer til anledningen. Ta med dine personlige effekter og toalettsaker som du kan bruke mens du er borte fra hjemmet.

Ta med verktøy: Ikke glem å ta med din bærbare PC, PDA, adressebøker, tidsskrifter, mobiltelefoner, flash-stasjoner, disker eller alt du forventer å trenge for at du skal kunne jobbe. Vær forberedt ved å bringe filer lagret i en flash-stasjon, CD eller disketter. På denne måten, selv om datamaskinen din blir skadet eller tapt, har du fortsatt dokumentene dine trygge å bruke på andres datamaskiner.

Oppdater kontakter. Forretningsreiser er også en mulighet til å oppdatere kontaktlister. Legg til nye kontakter av personer du møter når du reiser og deltar på konferanser. Personen som sitter ved siden av deg på flyet, kan ha noe til felles med deg. Bygg nettverkslisten din for flere fremtidige muligheter for bedriften din og for deg.