Når du bestemmer deg for å utstede kredittkort til bestemte ansatte, må du sette inn regler og regler for bruk av disse kortene. Det er også en god ide å ha et sett prosedyrer på plass som vil bidra til å holde oversikt over kredittkortutgifter, og holde utgifter under kontroll. Selskapskredittkort skal kun utstedes til ansatte som trenger dem til forretningsformål, for eksempel reise- eller kontorutgifter. En av bestemmelsene i et kredittkort skal være at misbruk av kortet vil resultere i terminering.
Personlig bruk
Bedriftskort kan gi en enkel måte å finansiere sporadiske kjøp og forretningsreiser på, men de gir også en betydelig mulighet for misbruk. Gode retningslinjer og prosedyrer kan bidra til å beskytte bedrifter fra ansatte som bruker kortene til å dekke sine personlige utgifter, og kan beskytte ansatte ved å fortelle dem hva slags kjøp de trygt kan gjøre uten frykt for repressalier.
En av måtene for å holde et firmaskort fra å bli brukt av ansatte til personlig bruk, er å bare utstede kort til ansatte som viser godt økonomisk ansvar. Dette kan kreve at du kjører en kredittsjekk på at ansatte vurderes for et kort. Det bør utarbeides en policy som forbyr bruk av kredittkort for bedriftskunder for personlige kjøp. For å bidra til å moderere dette, bør kort utstedes til ansatte gjennom selskapet og selskapet skal motta månedlig regning. Ansatte bør være pålagt å levere et kostnadsskjema for å skissere alle kostnader belastet på kortet sitt. Hvis utgiftsbladet ikke samsvarer med fakturaen, kan det være personlig bruk av kortet. Dette systemet med sjekker og balanser bidrar til å minne en ansatt om at de er ansvarlige for hvordan kortet deres brukes.
preapproval
Et selskapskredittkort skal bare brukes til forretningsformål, men når en ansatt er på underholdende klienter, kan linjen mellom forretningsformål og personlig bruk være uklart. Hver bruk av et firma kredittkort bør forhåndsgodkjennes av selskapet. For variable kostnader, for eksempel underholdende kunder, bør en protokoll vedtas som skisserer og definerer akseptable former for underholdning. Forut for underholdende klienter, bør den ansatte få en forutbestemt grense for hvor mye selskapet skal betale når det gjelder kostnader på firmaets kredittkort. Avgifter over det forutbestemte beløpet vil være ansattes ansvar, og bruk av kredittkortet i uautoriserte former for underholdning bør resultere i terminering.
Ansvar
Siden selskapskredittkort kun vil bli brukt til forhåndsgodkjente selskapsformål, kan det være lurt å ikke tillate ansatte å bære selskapskredittkort med dem, med unntak av bestemte formål. Utstedelse av kredittkort kun etter behov, kan bidra til at det ikke blir gjort uautoriserte kostnader på selskapskredittkort.
