SOPs, mer formelt kjent som standard operasjonsprosedyrer, er dokumenterte fremgangsmåter designet for å sikre konsistens i forretningspraksis og operasjoner. Mange mennesker tenker på SOP som bare gjeldende i praktisk laboratorie og produksjonskontekster. Ifølge Miljøverndepartementet er et av hovedmålene for SOPs å forvalte hvordan utstyret vedlikeholdes, justeres og brukes. SOP kan imidlertid også dekke flere analytiske prosesser, noe som betyr at de kan brukes i en rekke forretningskontekster.
Helse og sikkerhet
Standard operasjonsprosedyrer opprettholder helse og sikkerhet for alle arbeidstakere. Spesielt i produksjonsinnstillinger der tungt utstyr er involvert, kan SOPs bidra til at ansatte bruker utstyr for å unngå skader. SOPs kan mandat regelmessig rengjørings- og vedlikeholdsplaner. Disse aktivitetene er viktige for sikker drift av maskiner, men blir lett glemt når ansatte skifter skift og ingen skriftlige poster eksisterer. SOPs viser også hvordan du kjører utstyr trygt under vanlig bruk. Et dokument fra Iowa State University foreslår at du bruker diagrammer sammen med ord for å gjøre instruksjonene krystallklare.
Konsistens av resultater
I laboratorieinnstillinger foreslår Miljøverndepartementet at følgende regler fastsatt av tilsynsorganer ikke alltid er nok. Arbeidstakere gjør noen ganger små endringer i standardprosedyren basert på de mer spesifikke kravene til et bestemt eksperiment. Når disse endringene ikke er dokumentert, kan eksperimentelle resultater avvike mellom lag med teknikere ved hjelp av litt forskjellige metoder. Skrive standard operasjonsprosedyrer som er spesifikke for bedriftens forretningsområde, sikrer at alle arbeider på samme måte, og begrenser kostnadene ved tilleggsforsøk for å forklare inkonsekvente resultater.
Regulatory and Legal Compliance
Skrive en standard operasjonsprosedyre med regelverkets krav i tankene sikrer at praksis i din organisasjon stemmer overens med industriens forventninger. Dokumenterte prosedyrer bidrar også til å effektivisere interne og eksterne revisjoner. Hvis firmaet ditt for eksempel opprettholder ISO-sertifisering, kan du hjelpe eksterne revisorer ved å gi skriftlige kopier av dine ISO-kompatible prosedyrer. De kan da gi deg råd om hvor nøyaktig arbeidstakere faller kort. SOPer beskytter deg også mot søksmål - for eksempel hvis en ansatt er skadet på jobb etter at han ikke har fulgt dokumentert beste praksis. SOPs i kontorinnstillinger kan også sikre lovlig etterlevelse. For eksempel kan en SOP for å forhandle forretninger utenlands stoppe ledere fra å gå inn i ulovlig bestikkelse territorium.
Økt effektivitet og produktivitet
Folk trenger konsistens til å være deres mest produktive. Når det er ingen tvil om hvilket format et dokument skal ta, om utstyr skal rengjøres og hvor forsyninger skal lagres, kan folk bare gjøre jobben sine uten å stoppe for å stille spørsmål. Standardisering av alt er umulig og motproduktiv, da ansatte trenger litt fleksibilitet for å løse problemet. Det kan imidlertid øke effektiviteten på jobben ved å skrive SOP for regelmessige rote-prosedyrer. For eksempel kan en SOP for filnavngivelse redusere tiden som kreves for å finne dokumenter og fremme samarbeid på tvers av avdelinger.
