Toastmasters møter gir deltakerne mulighet til å praktisere talespråk og ledelseskompetanse i et støttende og vennlig miljø. Toastmesterens overordnede rolle er å planlegge og lede møtet, koordinere med andre medlemmer og sikre at møtet løper på en jevn og effektiv måte. Toastmaster fungerer også som et emcee, introduserer høyttalere og andre deltakere. Å fungere i rollen som toastmaster gir deg muligheten til å bruke de ferdighetene du har samlet mens du serverer i andre lederroller.
Før møtet
Lag et detaljert program for møtet. Bli kjent med møte dagsorden og deltakerne som vil være involvert i møtet.
Kontakt medlemmer som er planlagt til en rolle på forhånd. Ikke bare bekrefter dette nærværet, men det gir også medlemmer mulighet til å gi varsel om plutselig fravær, slik at et annet medlem kan kontaktes for å fylle ut om nødvendig.
Intervju de planlagte høyttalere og bekrefte deres fremmøte. Samle informasjon om typen tale, talelengde, tittel og annen viktig informasjon. Antall høyttalere kan reduseres av Table Topics Master for å holde møtet i tide hvis noen av høyttalerne presenterer en lengre enn vanlig tale.
Ha dagsordenen forberedt før møtet. Sørg for at nok eksemplarer er tilgjengelige for distribusjon mellom deltakerne.
Kommer til møtet tidlig. Ikke bare vil du kunne sjekke at alle deltakere er til stede og klar til å gjennomføre møtet, du kan også ta vare på eventuelle siste detaljer, bør noen komme opp.
Under møtet
Ta plass i fronten av rommet. Dette gir deg rask tilgang til foreleseren når den blir ringt.
Vert møtet etter at presidens leder introduserer deg. Som toastmaster har du kontroll over møtet, bortsett fra når du overfører kontroll til andre deltakere, for eksempel høyttalerne, Table Topics Master og General Evaluator. Du vil også utføre slike oppgaver som å annonsere møttemaet, introdusere deltakere og ta kontroll over møtet fra dem etter at de er ferdige.
Vær oppmerksom på tiden som møtet utvikler seg. Bekreft at alle taler var i tid med tidtakeren og foreta nødvendige tilpasninger for å sikre at møtet forblir på plan.
