De fleste organisasjoner krever at deres ansatte skal vite hvordan man skriver visse typer rapporter. For eksempel bør kvalitetssikringspersonell vite hvordan man skriver kvalitetsrapporter. En kvalitetsrapport hjelper med å evaluere organisasjonens nåværende kontrollsystemer designet for å sikre kvaliteten på produkter, tjenester og prosesser. Velorganiserte kvalitetsrapporter kan brukes av andre fagfolk for å forbedre organisasjonens produkter og prosesser.
Bruk notatene dine. Mens du vurderer kvalitetssikringsprosessene i en organisasjon, bør du ta detaljerte notater om hva prosessene er, hvordan de implementeres av ansatte og hvor effektive de ser ut til å være.
Bruk enkelt språk i kvalitetsrapporten din. Korte setninger og enkle setninger er den ideelle måten å få mening over og sikre at alle fagfolk enkelt kan forstå innholdet i rapporten.
Skriv ut abstraktet for kvalitetsrapporten din. Abstraktet er et sammendrag av alle delene av rapporten. Oppsummer hver seksjon i omtrent to til fem setninger. Målet er for alle som leser abstrakte å vite om lesing av hele rapporten ville være verdt sin tid.
Legg til en seksjon for bakgrunnsinformasjon. Dette bør omfatte avdelingen eller prosessen som ble analysert, de som assisterte i analysen og formålet med kvalitetsrapporten.
Ta med en seksjon for funnene dine. Når du analyserer en avdeling eller prosess, bør du være oppmerksom på hvordan prosessene er fullført, de ansatte som er involvert og hvor effektive prosessene ser ut til å være for organisasjonen. Alle disse detaljene må inkluderes i denne delen. Data eller beregninger kan listes separat og vedlegges rapporten.
Konkluder kvalitetsrapporten din med en avledningsseksjon. Denne delen vil gi dine konklusjoner og anbefalinger for å forbedre de prosessene du har observert. Gi rikelig med detaljer når du tilbyr forslag. Bruk visuelle detaljer hvor det er hensiktsmessig, for eksempel diagrammer og grafer. Jo flere detaljer og eksempler du kan gi i denne delen, jo mer nyttig er kvalitetsrapporten din.
