Vi har alle jobbet i kaotiske kontorer - papirer og annet materiale har stablet seg opp i stabler, ansatte er frustrert og usikker på sitt ansvar, og ledelsen er ikke fornøyd med hva personalet får gjort. Hvordan kan du få kontoret til å kjøre jevnt? Å ha klare prosedyrer for at personalet skal følge, vil hjelpe alt annet til å falle på plass - du vil ha et renere kontor, lykkeligere og mer produktivt personale, og bedre ledere på kort tid.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Papir
-
Notisbok
Opprett protokoll
Forskning områdene i organisasjonen som er uklare ved å skrive en undersøkelse og oppmålingstjenester. Spør personalet hva de er uklare om, enten det er deres rolle og ansvar, hvem de rapporterer til, eller hvordan man gjør visse prosedyrer på riktig måte.
Opprett en ansattshandbok basert på hva ansatte trenger avklaring på. Inkluder også standard selskapspolitikker, inkludert informasjon om kontormiljøet. Personalet trenger å vite at papirene må arkiveres i tide, for å rette opp arbeidsbordene sine før de forlater arbeidet, og å gjøre sin del for å skape et rent arbeidsområde.
Opprett standard operasjonsprosedyrer, eller SOPs. SOP er skrevet instruksjoner som definerer hvem, hva, hvor, hvorfor, og hvordan av hver oppgave. Opprett en SOP for hver oppgave du vil at ansatte skal følge. Ta med et sammendragsavsnitt om prosessen, trinnvis instruksjoner om hvordan du gjør det, og en liste over ressurser hvis de trenger mer informasjon. Inkluder en dato i fremtiden, 6 til 12 måneder unna, når denne SOP vil bli gjennomgått og oppdatert. Ta også med navn og kontaktinformasjon for personen i organisasjonen som er ansvarlig for den prosedyren. På den måten kan personalet få vite hvem du skal kontakte for mer informasjon. Plasser alle SOP i en notatbok og gjør dette tilgjengelig for alle ansatte slik at de ser opp en prosedyre hvis de trenger å sjekke noe. Skriv nye SOPer for nye prosedyrer som oppstår og legg dem til i boken.
Tren personalet og få organisert
Gi arbeidstakerhåndboken til alle nåværende ansatte så snart den er ferdig og til nye ansatte når de ansettes. Ansatte kan forbedre måten kontoret kjøres hvis de vet hva som forventes av dem.
Tren ansatte på alle SOP som gjelder for dem. Ha den ansatte som er ansvarlig for prosedyren, trene andre ansatte en-mot-en eller i en gruppe. Tren personalet på alle prosedyrer etter at de er utviklet, så ansatte er klare på hva som forventes av dem når de gjør det.
Hold en daglig rengjøringsdag for å få kontoret organisert. Dette må ikke gjøres ofte. Etter å ha lest arbeidstakerhåndboken og trent på de nye SOPene, bør personalet ha en klar ide om hva de skal gjøre.
Tips
-
Ta medarbeiderne på et ekstraordinært tilfluktssted for videre opplæring.
