Utviklingskontorprosedyrer drar nytte av kontoret eller bedriften din ved å hjelpe deg og din ledelse til å standardisere bestemte operasjoner. Kontorprosedyrer bidrar til å opprettholde serviceforbedring og fungerer som en veiledning som gir nødvendig informasjon for å sikre tjenestekvaliteten. Å opprette klare og nøyaktige prosedyrer kan oppnås ved å følge den enkle sekvensen med å planlegge innholdet, skrive prosedyrene, lage en manual eller veilede og spore alle revisjoner som er gjort i prosedyrene. Kontorprosedyrer kan skrives for en bestemt kontorfunksjon eller for styring av hele kontoret.
Elementer du trenger
-
Tape Recorder (valgfritt)
-
Notatbok og tekstbehandler
-
Kalender eller planlegger
Skriv ned hvorfor du skriver prosedyrene og hvem vil bruke prosedyrene. Identifiser hvor ofte prosedyrene, eller deler av prosedyrene, vil bli brukt. Å være spesifikk hjelper deg med å fokusere og strukturere dokumentasjonsarbeidet.
Opprett en tidsplan for å samle informasjon om hvilke oppgaver som utføres og hvor ofte oppgavene er fullført. Intervju oppgave-utføre eksperter og registrere trinnene som utføres for å fullføre hver aktivitet innenfor en oppgave. Hvis du lager trinnene fra bunnen av, tegner du et enkelt flytskjema med trinnene som følger med fra begynnelse til slutt for å fullføre oppgaven.
Bestem når dokumentet skal leveres, og om det vil være i et papir eller et nettbasert format. For praktiske formål er prosedyrer på papiret ideelle fordi de tjener som en enkel referansehåndbok og er nyttige under prosedyretrening. Å ha en filstruktur og enkel filnavngivningskonvensjon er praktisk når du oppretter prosedyrer.
Del prosedyrene i seksjoner etter funksjon. Opprette funksjonsspesifikke oppgaver tildeler en rolle og ansvar til en person eller avdeling, som må fullføre oppgaven.
Skriv prosedyretrinnene som kreves for å fullføre hver oppgave. Ved hjelp av intervjunotatene som er skrevet eller registrert i trinn 2, skriv aktiviteten i rekkefølge slik at alle vil kunne fullføre aktiviteten og oppgaven vellykket. Etter å ha dokumentert oppgavene fullstendig, utfør en stavekontroll og se gjennom hele innholdet. Det er ideelt å ha en eller to eksperter sjekke dokumentutkastet for nøyaktighet.
Gjør eventuelle nødvendige korrigeringer og produser et andre, eller endelige, utkast. Når du husker dokumentets leveringsdato, utfører du en endelig kontroll av dokumentet og produserer deretter det endelige dokumentet for utskrift eller online-referanse. Ha kopien plassert i en tre-ring bindemiddel for enkel side utskifting når oppdateringer er gjort.
Tips
-
Ved å bruke eksisterende informasjon eller arbeidsflytdiagrammer, reduseres tiden som kreves for å fullføre prosedyreutvikling og bidra til å sikre at driftsfeil minimeres.
I gjennomsnitt tar det omtrent seks uker å fullføre dokumentasjonen og gjennomgangsprosessen.
