Transmittale brev, også kalt dekselbrev, ledsager fakser og e-postmeldinger for å beskrive innholdet i faksdokumenter eller filene som er vedlagt en e-post. Transmittale bokstaver sikrer også at dokumentene blir gitt til den rette personen hvis de sendes til en delt faks eller e-postadresse. Disse bokstavene er vanligvis korte og gir kun nødvendig informasjon. Fordi overføringsbrev er en form for virksomhetskorrespondanse, må du følge visse standarder for å skrive en korrekt.
Skriv inn navnet ditt eller firmaets navn, adresse, telefonnummer og annen kontaktinformasjon øverst i dokumentet, og finn den på sidens høyre side. Alternativt kan du skrive brevet på firmaets brevpapir i stedet.
Hopp over en linje og oppgi datoen under informasjonen din på høyre side av siden.
Skriv mottakerens navn, adresse og eventuelt kontonummer eller annen identifiserende informasjon på venstre side av siden, to linjer ned fra datoen.
Adresse brevet spesifikt til personen som vil motta den. Hvis du ikke kjenner personens navn, er det nok å skrive "Kjære herre eller fru".
Oppgi begrunnelsen for å skrive brevet i første setning. Oppgi om du sender et CV, forretningsforslag, rapport eller informasjon om et produkt eller en tjeneste.
Gi bakgrunnsinformasjon om dokumentet du sender i annet ledd. Dette kan inkludere datoer som leseren må handle på informasjon i dokumentet eller, hvis dokumentet har flere sider, en kort forklaring på de inkluderte sidene. Du kan også minne leseren om eventuelle samtaler eller korrespondanse du hadde med ham i forhold til dokumentet.
Takk leseren for sin tid i siste avsnitt og be henne om å kontakte deg hvis hun har spørsmål.
Skriv inn navn, tittel og kontaktinformasjon, for eksempel e-postadressen eller telefonnummeret ditt, nederst på siden. Skriv din signatur over navnet ditt.
