Et konferanserom brukes av selskapets ledere til å holde møter og å arrangere arrangementer for medarbeiderne eller besøke forretningsfolk. Oppsettet av et konferanserom kan i stor grad påvirke hvordan folk opplever et møte, da de som sitter i ryggen, kanskje ikke kan høre eller se alt som skjer på forsiden av rommet. Før du begynner å sette opp et konferanserom, analyser du mellomrom for å bestemme hvilket oppsett som fungerer best for den oppgitte plassen. På denne måten vil alle involverte ha samme erfaring under presentasjoner eller hendelser.
Gå rundt på konferanserommet før du begynner å designe plass. Finn alle stikkontakter i rommet, da fronten på rommet kan trenge stikkontakter. Projektorer og skjermer kan kreve at elektrisitet skal fungere, så sett opp foran rommet der utsalgssteder er tilgjengelige. Dette er gjort for å minimere ledninger på gulvet, da folk kan reise over dem når de går rundt i konferanserommet.
Analyser størrelsen på rommet og sammenlign størrelsen til bedriftens behov. Hvis selskapet ser etter et rom for å ha møter med 20 personer eller mindre på en gang, er oppsettet av bord og stoler annerledes enn et mellomrom som trenger å holde hundrevis av mennesker på et gitt tidspunkt. Bruke et teater-stiloppsett med hevede rader kan være mer effektivt for hundrevis av mennesker i motsetning til et U-form-oppsett, da en U-formkonfigurasjon er mer egnet for 20 personer eller mindre. En enkelt konferansetabell bør bare brukes dersom selskapet bare planlegger å være vert for mindre enn 15 personer om gangen, da ansatte i den ene enden av bordet må kunne høre folk som sitter i motsatt ende.
Legg til en presentasjonsskjerm eller projektor på forsiden før du legger til bord og stoler i rommet. Plugg inn alle elektriske enheter og skjul ledningene langs veggene eller under teppene.
Plasser tabellene i ønsket konfigurasjon som du har valgt for konferanserommet. Tabellene skal plasseres tett sammen, hvis du bruker U-formmetoden. Teateroppsettet krever at bordene blir plassert på hevde bokser eller plattformer. Plasser plattformen i ønsket plass før du begynner å legge til bordene.
Gå rundt i rommet og plasser deg bak bordet for å teste om hvert sete er akseptabelt når det gjelder å se fremsiden av rommet uten hindringer. Ikke plasser noen i et sete hvor hun ikke kan se fronten. Gjør dette før stolene legges til rommet, da det kan være vanskeligere å endre oppsettet med stoler og bord i rommet.
Legg alle stolene til konferanserommet og hold stolene under bordene for å spare gulvplass. Dette vil gjøre konferanserommet ser større og mer organisert.
Legg flasker med vann, penner, pads av papir og og muligens frukt til konferansetabellene før en hendelse.
