Innenfor hvert trinn i bestillingsprosessen er det mulighet for at en ordrefeil eller et problem kan oppstå.Noen av disse problemene er interne, forårsaket av forretningsmedarbeidere, systemer og prosesser. Noen av dem er eksterne, forårsaket av kunder, leverandører og andre eksterne krefter som værforhold. De fleste bedrifter sporer og analyserer ordreprosesseringsproblemer slik at de kan finne måter å hindre dem i fremtiden. Bestillingsprosessproblemer er kostbare og påvirker kundetilfredsheten negativt.
Kundefeil
Bestillingsbehandling begynner med en kunde som bestiller en vare eller tjeneste. Under denne prosessen kan kunden angi feil produktnummer, mengde, fraktadresse eller faktureringsinformasjon. Feilen kan være muntlig, skriftlig eller elektronisk, via online bestillingsoppføring.
Forespørsel
Det er tider når en kunde ikke er sikker på hvilken type produkt eller tjeneste som vil oppfylle sine behov, og vil kontakte en kundeserviceavdeling for råd. Under denne informasjonsutvekslingen kan det oppstå problemer. Kunden kan ikke kommunisere tydelig, eller den ansatte som mottar forespørselen, kan være ny eller dårlig trent. Disse problemene kan føre til at en kunde mottar et produkt eller en tjeneste som ikke kan oppfylle sine behov.
Bestillingsinngang
Ordreregistreringsrepresentanter tar verbale, skriftlige og elektroniske bestillinger fra kunder og skriver inn informasjonen i et ordrebehandlingssystem. Under innleveringsprosessen kan de legge inn feil produkt-, service-, kunde- eller faktureringsinformasjon. Det kan også oppstå hendelser når kundeservicemedarbeider oppgir riktig informasjon, men feil informasjonsprosesser på grunn av en systemfeil eller feilfunksjon.
Oppfyllelse
Ordrer for materielle produkter og varer overføres til et bestillingsoppdragsenter og blir "plukket og pakket." Når en bestilling velges, lokaliserer en ansatt de etterspurte elementene i et lager, fjerner dem fra lagring og legger dem deretter til kundeordren. Når en ordre er pakket, tar en ansatt de plukket elementene og pakker dem i en fraktboks eller container. Vanlige bestillingsproblemer inkluderer å velge feil produkt, feil farge eller feil mengde. Vanlige ordrepakkeproblemer inkluderer manglende produkter, ufullstendige bestillinger eller feil emballasje, noe som kan føre til produktskade.
Shipping
Bestiller skip til kundesteder via U.S.P.S. post, lastebil (også kalt "bakke") eller lufttransport. Vanlige interne forsendelsesproblemer inkluderer valg av feil fraktskip eller feil shippingprioritet (for eksempel levering neste dag, to dagers levering). Vanlige eksterne forsendelsesproblemer inkluderer sen produktlevering, mangel på produktlevering eller produktskade under leveringsprosessen.
Produktkvalitet
Selv når ordreinngangen og oppfyllelsen er feilfri, kan produktkvaliteten føre til problemer. Konseptet med produktkvalitet vurderer både oppfatninger og fakta. En kunde kan bestille et produkt som samsvarer med de annonserte produktspesifikasjonene, men ser ikke ut eller utfører den måten han forventet. I andre tilfeller er dårlig produktkvalitet mer åpenbar, for eksempel når produktet går i stykker etter bare en bruk. I begge tilfeller er dårlig produktkvalitet et problem, noe som vanligvis fører til produktutskifting eller produktutbytte.
