Mange selskaper utsteder kredittkort til ansatte for ulike kjøp, inkludert kontorrekvisita, forretningsmessige måltider og reiseutgifter. Imidlertid kan ansatte til tider misbruke selskapets kredittkort, i stedet sveipe det for feil typer arbeidsrelaterte utgifter eller, verre, for personlig bruk, inkludert kontantutvikling, personlig reise, boligrelaterte utgifter og mer. Når du har oppdaget at en ansatt har brukt selskapskreditt ulovlig, må du handle raskt slik at andre ansatte ikke følger etter eller misbruken fortsetter.
Se over firmaets kredittoppføringer for å avgjøre hvilke kostnader som er upassende eller ikke selskaprelaterte. Fremhev dem og lag kopier for både finansdepartementet og om nødvendig arbeidstakerens personellfil. Dette gir deg ikke bare en ide om hvor mye kortet har blitt misbrukt, men gir deg også et referansepunkt som skal brukes når du snakker med medarbeiderne.
Konferere med menneskelige ressurser før du snakker med medarbeiderne. Sjansen er at de må være i rommet med deg når du spør ansatt om kostnadene. Videre kan de fortelle deg hvordan du skal fortsette hvis medarbeider innrømmer misbruk av kortet til personlig bruk, spesielt hvis han visste at det var mot selskapsregler.
Planlegg et møte med den ansatte. Spør om han mottok en kopi av selskapets retningslinjer når han mottok kortet. Dette forteller om han var oppmerksom på retningslinjer for bruk av selskapets kredittbruk. Gi ham en sjanse til å forklare og finne ut om kostnadene var bevisst, om han selv er ansvarlig for kostnadene, eller om dette bare var tilfelle ved bruk av feil kort for feil typer kjøp. Hvis handlingen var ondsinnet og bevisst, må du kanskje ta disiplinære tiltak. Sværheten i disiplinen bør avhenge av hans samlede rekord, samt beløpet som er belastet, hans vilje til å innrømme sin indiskretjon og nivået av anger han viser. Opptak samtalen, med hans tillatelse, i tilfelle at du trenger å forfølge saken ytterligere, for eksempel innlevering av kriminelle anklager.
Initier uansett handlingsplan som passer til misbruksnivået. Hvis det bare var et spørsmål om utilsiktet misbruk, gjentar du retningslinjer for bruk av kort og gir ansatt en ny sjanse. Hvis kostnadene var hensiktsmessige, bruk selskapets retningslinjer for å ta den beste avgjørelsen og ta hensyn til ansattes historie og arten av kostnadene.Hvis kostnadene går inn i tusenvis, betraktes det som storslått tyveri i de fleste stater, og du kan ikke ha annet valg enn å kontakte din lokale politimyndighet og få dem til å forfølge avgifter mot ansatt.
Instituttets strengere retningslinjer for bruk av kredittkort. Ifølge Inside Indiana Business nettsted, sjekk kostnadene hver måned og flagg de som ser mistenkelig ut. Gjør det til en regel for ansatte å spørre før de tar betalt over en viss sum penger. Begrens antall kort du gir ut til ansatte, slik at bare de som trenger å regelmessig kjøpe rekvisita for virksomheten for å opprettholde en bedriftskredittkonto.
