Enten det er et ansattes møte eller en som involverer ledere, ansatte, administrerende direktører og investorer, trenger noen å være der for å registrere møtet og dele informasjonen med andre som ikke var der. Og siden minner kan være korte, tjener møterministrene også som en påminnelse til de som er presentert om de diskuterte problemene, de avgjørelsene som er truffet og hvilke handlinger folk skal ta. Fordi minuttene tjener som en veiledning for fremtidige forretningsforbindelser, er det viktig å være organisert og å inkludere den riktige informasjonen. Det starter med pålitelige verktøy.
Velg verktøyene dine
Når det kommer til å velge verktøy, velg de som fungerer best for deg, og la deg holde deg på toppen av hva som skjer på møtet og ta sammenhengende notater. For noen mennesker, det er en bærbar eller en nettbrett datamaskin; For andre er det en bærbar og penn. Å ha en opptaksenhet som en stemmeopptaker eller en smarttelefon med en opptaksprogram kan også hjelpe deg med å gjennomgå møtet senere. Hvis du bruker en smarttelefon, nettbrett eller datamaskin, slår du av lyd, spill eller sosiale medier, slik at du ikke blir forstyrret under møtet. Disse verktøyene kan hjelpe deg med å ta notater raskere - men du bør alltid ha en notisbok og noen få penner eller blyanter som en sikkerhetskopi.
Bruk en mal
Å utvikle en mal kan hjelpe deg med å spare tid, siden du ikke trenger å bruke dyrebare øyeblikk under møtet, skrive ut emnene som diskuteres. Dataprogrammer, inkludert Microsoft Office, tilbyr forretningsmøtsmaler du kan bruke - eller du kan utvikle ditt eget blanke dokument ved hjelp av dagsordenen du mottar før møtet. Disse malene har vanligvis seksjoner som inkluderer "Deltakere", "Handlingselementer", "Ny virksomhet" og så videre, men sjekk med arbeidsgiveren for å finne ut om noen andre elementer kreves, for eksempel navnene på aksjonærene som deltar, navnene på gjester og møtestedet. Øverst på hver seksjon oppretter du en liten boks med ordet "Time" i den, slik at du kan skrive ned tiden den delen begynte. På en datamaskin, lagre malen i Word eller et annet redigerbart format, og la noen tomme mellomrom i hver seksjon. Hvis du lager en mal for å skrive ut og fylle ut for hånd, la du god plass i hver del. Når du skriver notater i en hast, skriver du ofte større og tar opp mer plass enn du ville hvis du hadde mer tid.
Hva skal inkluderes og hva som skal gå ut
Hensikten med å ta minutter på et møte er ikke å registrere alle ting som folk diskuterer, men i stedet for å registrere de tingene som skjedde, foreslår "Roberts ordreregler", en kort bok som beskriver hvordan man skal behandle parlamentsmøter. Denne boken brukes ofte av ideelle organisasjoner og bedrifter som en veiledning for løpende møter. Når det gjelder å møte notater, ikke kast bort tiden din å skrive ned hvert argument noen har gjort for eller imot en bestemt forretningshandling, for eksempel. Når noen gjør en bevegelse, for eksempel, skriv ned den nøyaktige ordlyden av bevegelsen, som gjorde det, og de endelige resultatene av avstemningen. Du trenger imidlertid ikke å skrive ned alles kommentarer til eller imot bevegelsen. Når noen gjør en rapport, skriv ned hvem som gjorde rapporten, navnet på rapporten, en kort oppsummering av rapporten, og handlingen som ble tatt. Og siden du tar "minutter", skriver du også tiden da beslutningen ble gjort, så vel som den tiden folk begynte å diskutere varen.
Utvikle en stenografi
Selv om du ikke skriver ned hver eneste ting som skjedde, kan noen ganger handlingen i møtet gå raskere enn du kan fortsette. Når det skjer, bruk din egen stenografi. For eksempel kan du bruke forkortelser av vanlige forretningsord, for eksempel "mgmt" for ledelse eller "prod" for produkt eller produktivitet. Bruk initialer for personer som er involvert i møtet, for eksempel "JS" for John Smith. Symboler som et spørsmålstegn kan også være korte for "spørsmål". For eksempel kan du skrive "JS?" for å indikere at John Smith spurte et spørsmål. Utvikle din egen stenografi, og oversett den så til vilkår som alle kan forstå før du publiserer møtenotatene.
