Det er vanlig i disse dager å høre om et selskaps etiske retningslinjer, men etisk kommunikasjon blir ofte ikke behandlet i diskusjonen, selv om det er et kritisk element i selskapets suksess. Kommunikasjon er viktig i ethvert forhold, men spesielt når bedriften din er avhengig av sitt lederskap for å levere tydelig og konsistent informasjon til arbeidsstyrken. Folk lærer raskt forskjellen mellom uttrykte og reelle verdier, og vet instinktivt når en organisasjon utfører sine verdier daglig og belønner folk som går den ekstra mile. Etisk kommunikasjon bør være en topp prioritet for bedriftsledere når de adresserer alle interessenter - enten de er jevnaldrende, ansatte, kunder eller investorer.
Hva er etisk kommunikasjon?
Etisk kommunikasjon er grunnleggende for gjennomtenkt beslutningstaking og ansvarlig tenkning. Det handler om å utvikle og pleie relasjoner og bygge lokalsamfunn i og på tvers av sammenhenger, kulturer, kanaler og medier. Etisk kommunikasjon aksepterer også ansvaret for meldingene du formidler til andre, og de kortsiktige eller langsiktige konsekvensene av kommunikasjonen din. Enten du snakker med en nær venn eller adresserer arbeidsstyrken i et allmøte, må meldingen være sannferdig og konsistent med verdisystemet. Vildledende dine lyttere og leverer en melding som er hemmelig eller ikke sannferdig, er antitese av etisk kommunikasjon.
Videre kan etisk kommunikasjon strekke seg til mediet eller til og med språket du velger for å levere meldingen. Bruk av et medium som begrenser publikum eller leverer en melding på et språk som publikum ikke forstår fullt ut, begrenser hvordan meldingen din mottas og oppfattes.For eksempel, hvis du snakker til et publikum av primært døve eller hørselsskadede ansatte, krever etisk kommunikasjon å ha en tegnspråketolk.
Når du ikke kommuniserer etisk, lurer lytterne på om det du sier er sant. Mangel på etisk kommunikasjon fører andre til å stille spørsmål om din faglige og personlige integritet og å lure på om de kan stole på meldingen din, eller til og med stole på deg. Når du har mistet folks respekt og tillit, må du jobbe dobbelt så hardt for å få det tilbake, og noen ganger kan du ikke, uansett hvor hardt du prøver. For eksempel, en bedriftspresident som forsikrer arbeidstakere om at selskapet vil forbli familieeid, kunngjør seks måneder senere at et stort konglomerat har kjøpt virksomheten. Hun vil miste tilliten til sine ansatte, og de vil tvile på hva hun sier i fremtiden.
En undersøkelse fra Hill + Knowlton Strategies om bærekraft, gjennomsiktighet og forretningsresultater viste imidlertid at 82 prosent av de 1000 respondentene trodde at et selskap kunne gjenvinne tillit hvis det var ansvarlig og ga en ærlig og gjennomsiktig rapport om hvordan det forsøkte å være mer bærekraftig. Utvider offentligheten, og ansatte trenger ikke at et selskap skal være perfekt, de vil bare ha åpenhet og sannferdighet mer enn noe annet. Gjennom prosessen med etisk kommunikasjon bør du innrømme at du manglet dine mål, noe som til slutt baner vei til store forbedringer i fremtiden og støtte fra alle dine interessenter.
Prinsipper for etisk kommunikasjon
Etisk kommunikasjon har flere prinsipper eller grunnleggende elementer. Å kommunisere faktabaserte meldinger ærlig og nøyaktig er sentral for etisk kommunikasjon. Etisk kommunikasjon verdier ytringsfrihet, mangfold av perspektiv og toleranse for uenighet. Men mens etisk kommunikasjon skal være ærlig og grei, bør den aldri fornærme eller provosere lyttere.
Etisk kommunikasjon gir tilgang til ressurser og fakta som bidro til å formulere meldingen. For eksempel, hvis du deler informasjon om lagerytelse, er du forpliktet til å gi publikum årlige rapporter, arkiver med Securities and Exchange Commission eller aksjonærrapporter.
Kommunikasjon på en etisk måte krever også at meldingen blir tilgjengelig. Dette betyr at hvis du leverer en melding til et stort eller mangfoldig publikum, må du sørge for at du tar imot språkene og lytteinnstillingene til alle. Selv om det offisielle språket i USA er engelsk, er det millioner av besøkende og lovlige beboere hvis morsmål ikke er engelsk. Å levere en melding som kan forstås av et mangfoldig publikum krever engasjerende lingvister eller oversettere som kan hjelpe deg med å gjøre meldingen tilgjengelig for alle.
I tillegg til å gjøre budskapet tilgjengelig og respektere mangfoldet av tanke og perspektiv, betyr etisk kommunikasjon å være hensynsfull til grunnleggende menneskelige behov. Å unngå ord og språk som er nedverdigende eller intolerant og avstår fra meldinger som fremmer eller oppfordrer vold, er avgjørende for etisk kommunikasjon.
Etisk kommunikasjon på arbeidsplassen
Kommunikasjon på arbeidsplassen skjer på alle nivåer; veileder til ansatt, leder til veileder og ledere til ansatte - en-mot-en og i gruppeinnstillinger. For eksempel bør en veileder som leverer en ytelsesvurdering til en ansatt følge etiske kommunikasjonsstandarder.
Når du adresserer en høypresterende ansatt, må en veileder finne den rette balansen ved å rose eksepsjonell ytelse på enkelte områder med ideer for forbedring i andre. Omvendt må en vurdering av en medarbeider som utfører på et middelmådig nivå være ærlig, slik at medarbeiderne kan se jobbsvakhetene fra veilederperspektivet, noe som gjør at hun kan fokusere på forbedring på disse områdene. En veileder må kommunisere ærlig og sannferdig til sine ansatte ved å gi anerkjennelse for sterk ytelse og veiledning eller veiledning til tider når medarbeideren må komme tilbake på sporet og oppfylle selskapets forventninger.
Støtten til selskapets visjon drar ned fra ledende lederskap til ansatte. Meldingene som toppledere i selskapet leverer til mellomstyring, linjeveiledere og ansatte må være gjennomsiktige. En av de enkleste måtene å få tillit til dine ansatte, er å være ærlig og grei med dem i all kommunikasjon. Når ledere er sannferdige, tjener de støtte fra ansatte og ledere.
Eksempler på etisk kommunikasjon
Noen gang lurt på hvorfor medier har utsalgssteder, spesielt i kampanjesesongen? I løpet av kampanjens siste dager har politikere vært kjent for å enten strekke sannheten eller ikke fortelle hele sannheten om å få støtte fra bestanddeler og givere. Å gjøre kampanjeløfter som er umulige å beholde, er uetisk kommunikasjon. Noen politikere sliter med å forene etisk kommunikasjon med overbevisende kommunikasjon. I sin 2014 artikkel, "Ethical Dilemmaer i bruken av Big Data Analytics (BDA) for å påvirke politisk kommunikasjon og adferd," utforsker Kenneth Hacker bruken av store dataanalyser i sammenheng med politiske kampanjetalinger. Stor dataanalyse eller BDA er informasjon som er nyttig for å hjelpe organisasjoner, og ofte også enkeltpersoner, ta beslutninger basert på korrelasjoner, mønstre, trender og preferanser.
For eksempel, si en politiker prøver å oppnå støtte i et område som en gang blomstret på den langt borte stålindustrien. Hun forteller mengden hun identifiserer med sin økonomiske kamp siden bransjens død som forlot samfunnet uten levende lønnsjobber og skylder utenlandske konglomerater som har usurped amerikansk dominans i stålindustrien. Politikeren preiterer sårbarhetene til lytterne ved å bruke BDA for å finne ut hva som slår en akkord med tilhenger - trenden til en fallende stålindustri i det amerikanske området, og preferansene til at velgere ville bedre jobber som gjør dem i stand til å gjenoppta sin tidligere livsstil. Denne form for politisk overtalelse er ikke etisk kommunikasjon fordi det ikke er ærlig eller grei, og det reflekterer ikke sannheten om den amerikanske stålindustrien.
Hvordan lære etisk kommunikasjon
Å engasjere seg i etisk kommunikasjon, må omfavne grunnleggende faglig og personlig etikk. For det første er din forpliktelse til å fortelle sannheten viktig. American Management Association karakteriserer etisk kommunikasjon som "Sannheten er jobb 1", siden sannheten er det mest kritiske aspektet av etisk kommunikasjon. Ingen firma ønsker å gjenoppleve Enron-katastrofen der ansatte ble lurt av ledere som ikke avslørte pensjonene, ville være verdiløse.
Etisk kommunikasjon kan bare undervises når selskapets lederskap forstår virkningen av meldingen. For eksempel, hvis du snakker til fraktavdelingen om forestående avskedigelser, bør du anta at fraktdepartementets ansatte vil dele denne informasjonen med salgsavdelingen. Salgsavdelingen er avhengig av frakt for å sikre at bestillingene leveres til tiden. Meldingen du gir til fraktdepartementets ansatte, må være inkluderende og bør vurdere hvilken innvirkning den vil få på avdelinger som er avhengige av frakttjenesten.
Undervisning i etisk kommunikasjon handler om undervisningsetikk og faglig og personlig ansvar - ikke bare hvordan man snakker med ansatte eller kollegaer. Innholdet i meldingen er avgjørende, det samme som levering av meldingen. Med så mange ulike kommunikasjonsmoduser er det viktig å vite hvilken type informasjon som er OK for å sende elektronisk mot informasjon som skal kommuniseres ansikt til ansikt. Selvfølgelig bør prestasjonsvurderinger og ansattes disiplinære vurderinger bli levert i et møte-mot-ansikt, fordi emnet garanterer det. Dessuten setter de fleste ansatte pris på å motta positiv tilbakemelding og konstruktiv kritikk i person. På den annen side er det akseptabelt å sende kunngjøringen om en fridag etter Thanksgiving via e-post til alle ansatte.
Å forstå publikum er et kritisk punkt i å levere etisk kommunikasjon. Uten god kunnskap om publikum, kan budbringer ubevisst fornærme lyttere eller til og med levere en melding som ikke engang var ment for publikum. Hvis budbringeren er en toppbedriftskandidat, kan hun trenge Cliffs Notes fra Human Resources Department for å veilede henne om hvordan man best kan levere informasjon som forventes å bli dårlig mottatt.
Menneskelige ressurser rolle i etisk kommunikasjon
Personaleavdelingen er typisk gåavdelingen for medarbeiderkommunikasjon. HR bør være involvert i alle meldinger til ansatte, spesielt de som kommer fra det høyeste ledelsesnivået. Paul Gennaro, senior direktør for bedriftskommunikasjon og sjefskommunikasjonsansvarlig for AECOM, sier i intervju med SHRM Online: "Det må være fra HR-siden - hva er organisasjonens verdier? Hvordan måler vi ytelsen? Styrker vi etikk og integritet? Skal vi gjøre det til en del av vår kultur? "For eksempel kan veiledning fra HR-ledelse i etisk kommunikasjon hjelpe bedriftspresidenten til å levere en god mottatt melding, derfor Cliffs Notes fra HR.
Personaleavdelingen er generelt ansvarlig for å lage meldinger som ledelse vil levere til ansatte. HR reagerer også på ansattes spørsmål om meldingen. For eksempel kan en HR-medarbeider utarbeide en bedriftspresidents tale og gi henne spørsmål som de ansatte sannsynligvis vil spørre om. I tillegg til å skrive talen, kan HR også gi svar på forventede spørsmål, eller i det minste fortelle presidenten hvordan man leder ansatte til riktig kilde for et mer komplett svar. I tillegg til å forberede innholdet i meldingen og Spørsmål og svar, kan HR forberede presidenten for å levere talen, som i timingen, hva hun bør vite om publikum, for eksempel en liten gruppe eller et all-hands møte, og gi henne tips om hvordan du ikke blir defensiv eller ta personlig forstyrrelse på ansattes spørsmål. Coaching i dette scenariet kan også inneholde råd for å analysere kroppsspråket til publikumets medlemmer for å avgjøre deres svar på hennes melding.
