Når du driver forretninger, vil interessenter, ledere og kunder forvente effektivitet, pålitelighet og sikkerhet. Dette gjelder spesielt for finansielle transaksjoner. Intern kontroll sikrer at alle forretnings- eller organisasjonsprosesser oppfyller disse kravene. Det er imidlertid viktig å identifisere eventuelle svakheter i ditt interne kontrolloppsett. Det finnes flere måter å spotte disse manglene på, og informasjon er tilgjengelig for å hjelpe deg. For eksempel har Securities and Exchanges Commission utstedt retningslinjer for overvåking av interne kontroller.
Kataloger alle dine interne kontrollprosedyrer. Dette inkluderer dokumentasjon av finansielle transaksjoner, produktdesign og testing, innkjøpsprosedyrer og internrevisjon. Vet nøyaktig hva du har å gjøre med før du inspiserer prosedyrene ytterligere. Prøv å identifisere deler av firmaet eller organisasjonen som kan være mer utsatt enn andre. Vurder også utformingen av dine kontroller. Dette vil typisk omfatte dokumentasjon, organisering, oppdeling av oppgaver, tilbakemelding og opplæring.
Utfør en risikovurdering for alle dine kontrollprosedyrer. Identifiser de mest sannsynlige feilene i din bedrift eller organisasjon. En risikovurdering tar vanligvis form av et bord. Hver ny risiko er satt på rad. For å undersøke risikoen, legg til et antall kolonner som indikerer hva som kan gå galt, hvorfor, hvem er ansvarlig for den aktuelle prosessen, som inspiserte det, løsninger og når den ansvarlige personen tok til orde.
Gjennomføre en intern revisjon. Dette vil inneholde lager- og eiendelbeholdning, kontantavstemming og leverandørgjeld. Kontantavstemming betyr at mengden av likvide midler eid av selskapet er korrekt i forhold til inntekter og utgifter. Revisjonsgjeld betyr at alle betalinger går til riktig firma eller individ. Disse bør kryssrefereres mot alle regnskapene både internt (kontoavdeling) og eksterne (banker).
Utdanne personalet på moderne interne kontrollprosesser og metoder. Interne kontroller, som mange andre aspekter av virksomheten, utvikler seg kontinuerlig. Informer dine ansatte om eventuelle endringer og hold dem godt trente. Manglende kunnskap og opplæring er en viktig årsak til feil i intern kontroll. Test arbeidstakernes kunnskap og hold evalueringssessene under opplæring av personalet.
Overvåk internkontrollpersonalet. Risikovurderinger opprettes vanligvis av de som gjør internkontrollen. Overvåking eller gjennomføring av eksterne inspeksjoner gjør at en tredjepart kan identifisere eventuelle svakheter som personen eller laget på plass har savnet. Disse kan variere fra selve prosessen til tilsyn av de som kontrollerer den. Et eksternt revisjonsfirma utfører vanligvis slike inspeksjoner. De fleste bedrifter har forhold til pålitelige eksterne revisorer.
Undersøk tilbakemeldinger fra kunder og interessenter. Er det vanlige klager? Var det noen brudd på internkontroll? Hvis for eksempel en rekke kunder rapporterer om samme produktfeil, for eksempel en feil knapp, kan du jobbe bakover gjennom bedriftens prosedyrer for å finne problemet. Dette vil typisk bety å vurdere, i omvendt rekkefølge, levering, montering, produksjon, testing og design.
Se på avdelingsrapporter. Er det områder av selskapet som har blitt verre eller ikke forbedrer seg som forventet? Slike problemer kan skyldes andre faktorer, men kan også signalere en slags intern kontrollfeil. Hver avdeling er i stand til å kontrollere og overvåke hva den gjør; men avdelingsrapporter må knyttes sammen for å reflektere virksomheten som helhet. Undersøk om hver avdeling har en sterk nok mekanisme for sine ansatte til å rapportere kontrollsvakheter.
