Hvis du planlegger å starte et anropssenter, kan du sikkert sette bort den gamle anbefalingen at plasseringen er alt. Fordi din eneste kontakt med kunder - eller de fleste av dem likevel - aldri vil besøke deg personlig, er tilstrekkelig plass viktigere enn sted. Krav til infrastruktur og datalagring er også viktige hensyn. I tillegg, fordi arbeidsmiljøet kan bli ganske støyende, bør det fysiske oppsettet ikke bare være behagelig for de ansatte, men det bør også redusere støy.
Krav til Square Footage
Response Design Corp - som spesialiserer seg på call center design - diskuterer plassbehov i forhold til "kvadratmeter per sete", og anbefaler at du tillater 125 til 150 kvadratfot per sete. "Dette kvadratfotnummeret gjelder for alle fellesarealbehov, ikke bare kubisk," Response Design notes. Når det gjelder oppbevaringsrom, citerer det ett telefonsentral hvor hver kundeservicerepresentant ble gitt et kabinett på 33 kvadratmeter. Kombinere disse fokusene, hvis du planlegger å starte med 10 telefoner, vil du trenge ca. 330 kvadratmeter plass til hytter og ytterligere 920 til 1 170 kvadratmeter for møterom, toaletter og datalagring.
Bestem infrastrukturkrav
Arbeid med en bedriftstelefonkonsulent for å avgjøre infrastrukturbehov. Innvendige ledninger, telefonsystem og båndbreddekrav er blant de viktigste overvektene. For eksempel, avgjøre om standard tradisjonelle telefonlinjer med tradisjonell telefonlinje eller Voice Over Internet Protocol er det beste valget. Hvis du velger VoIP, må du kontrollere om et potensielt nettsted allerede er opprettet for fiberoptisk nettverkstjeneste, og om du kan bygge kostnadene for eventuelle nødvendige endringer i leieavtalen eller om du må betale disse kostnadene på forhånd. Båndbredde refererer til datatransmisjonen, som igjen bestemmer både hastigheten og effektiviteten til Internett-tilkoblingene.
Optimaliser datalagringsmiljøet
For å sikre opptil tiden og systemets pålitelighet, installer datautstyret i et lukket rom utstyrt med eget klimaanlegg og fuktighetsovervåkingsutstyr. Avtech Software, Inc., et firma som spesialiserer seg på datasentertemperatur og miljøkontroll, anbefaler en omgivende romtemperatur på mellom 68 grader og 75 grader Fahrenheit, og et relativ fuktighetsnivå mellom 45 prosent og 55 prosent.
Kjøp programvare og utstyr
I sin bok "Comdex Call Center Training Course Kit" anbefaler forfatter og gründer Vikas Gupta at alle nye ringesentre starter med fem grunnleggende teknologier. Disse inkluderer en Internett-tilkobling, en automatisert samtaleforhandler, et interaktivt stemmeavlesningssystem, datatelefoniintegrasjon og kundekontaktverktøy. Hvis fokuset ditt er på utgående anrop, må du også ha forutsigbar oppringingsprogramvare. Hver agent vil også trenge en datamaskin og et headset. Prisene for programvare og utstyr varierer betydelig, så sammenligne butikk og få minst tre sitater før du tar en innkjøpsbeslutning.
Minimer støy
Ringetelefoner, pågående samtaler og driftsutstyr bidrar alle til et støyende arbeidsmiljø. Dette gjør gulvplanlegging, layout og arbeidsstasjon design for å redusere støy vitalt. Alternativer for å oppnå dette inkluderer mellomrom arbeidsstasjoner ut i stedet for å gruppere agenter sammen, legge lyd barriere paneler mellom arbeidsstasjoner, bygge ett eller to private kontorer til bruk for møter og samtaler som krever personvern og boliger skrivere og kopiere maskiner unna arbeidsstasjoner. Planter og myke, støydempende møbler som persienner, tepper, puter og polstret stoler kan redusere støyen enda lenger.
