Bedrifter i dag er heldige å ha mange verktøy tilgjengelig for å bidra til effektiv kommunikasjon. Fra meldingsapps til videosamtaler og nettverkssamarbeidsprosjekter er det ingen mangel på måter å kommunisere med kolleger, kunder, partnere og forretningspartnere. Selv om det finnes flere forskjellige kommunikasjonssystemer bedrifter kan innlemme i deres daglige prosesser, er kvaliteten på effektiv kommunikasjon fortsatt nødvendig uansett hvilken plattform som brukes.
Lytt nøye til samtalen
Lytting er et nøkkelelement som kreves for effektiv kommunikasjon. I næringslivet er det viktig å øve aktiv lytting, noe som betyr å gjøre en innsats for å høre og forstå hva noen sier til deg. Hvis en kollega snakker med deg om et problem med en kunde, er det viktig å forstå detaljene før du hopper inn med en løsning.
Folk liker ikke å snakke med noen som ikke tar deg tid til å høre på hva de har å si. For å vise kollegaen din at du aktivt noterer, kan du gjenta eller omformulere deler av samtalen for å demonstrere din forståelse av situasjonen med kunden. Å stille spørsmål for å få klarhet i detaljene, er også en måte å aktivt lytte til og få en omfattende forståelse for det store bildet.
Kjenn din målgruppe
Endring av meldingen basert på publikum er en kriterium for effektiv kommunikasjon. Det du har å si til en person, vil ikke være riktig for en annen basert på deres rolle i organisasjonen og deres kunnskap om emnet. For effektivt å få meldingen din på tvers, må du endre språk, tone og medium slik at det stemmer for publikum.
For eksempel kan måten du snakker med en leder i organisasjonen din, være forskjellig fra måten du snakker med en peer, selv om innholdet i meldingen din er det samme. Noen bruker mer formelt språk med overordnede mens de bruker uformelt forretningsspråk med kolleger. Kulturen i din bedrift vil også påvirke måten du kommuniserer med interne og eksterne interessenter.
Vær kortfattet, komplett og riktig
Å gi kortfattet, til-punkt-kommunikasjon bidrar til å unngå repetisjon og frustrasjon. Ved å fjerne unødvendige detaljer fra kommunikasjonen, kan du redusere sjansene for misforståelse. I disse dager er folkets oppmerksomhetsspenner kort, så det blir mer effektivt å få meldingen på tvers av ti minutter enn å ta 30 minutter. Hvis du for eksempel møter en kunde om en salgsmulighet, kan du vise at du respekterer sin tid ved å holde presentasjonen så kortfattet som mulig.
Mens effektiv kommunikasjon er kort og kortfattet, må den også være komplett. Dette betyr at meldingen må inkludere alle relevante fakta, og bør organiseres logisk, så det er lett å følge. Basert på hvem du snakker med, kan du anta visse aspekter av deres kunnskap, mens du gir opplysninger som de kanskje ikke vet. Å gi full mening av meldingen er nøkkelen til å kommunisere effektivt. For eksempel, hvis du jobber med en ny forretningspartner og diskuterer å kjøpe rekvisita fra dem, er det viktig å gi dem alle spesifikasjonene til materialene du trenger. Uten å gi den verdifulle informasjonen, kan leverandøren kanskje ikke levere de riktige delene, noe som kan forårsake frustrasjon, forsinkelser og dårlige forhold.
Å gi fakta som de er uten å overvurdere dem, er en av egenskapene til gode kommunikasjonsferdigheter og unngår tvetydighet og forvirring. Hvis du har en klage som en kunde har med en ansatt, må du for eksempel få tilbakemelding fra begge parter for å forstå problemet.
Inkluder tilbakemelding i meldingen
Effektiv kommunikasjon innebærer å gi og motta rettidig tilbakemelding. Tilbakemelding hjelper deg med å vise både deg og personen du kommuniserer med om meldingen ble sendt og mottatt nøyaktig. Hvis tilbakemeldingen er helt off-base, kan dette vise at du ikke kommuniserte effektivt eller at mottakeren ikke forstod din mening fullt ut.
I et bedriftsmiljø er tilbakemelding kritisk når du arbeider i et lag. Hvis du for eksempel har en lederstilling, må du gi dine medarbeidere konstruktiv tilbakemelding om deres ytelse, rolle og kommunikasjonsevner med kunder. Tilbakemeldinger innebærer også å gi ros, noe som kan øke selskapets moral og øke kameratjenesten.
I tillegg til å gi tilbakemelding, krever effektiv kommunikasjon å motta det også. Konstruktiv tilbakemelding er nyttig for å forbedre ytelsen på jobben. Hvis du har ansvaret for å gi tale under et samlet selskap, må du passe på å spørre nøkkelmedlemmer til dine ansatte for tilbakemelding etter talen. Deres tilbakemelding vil fortelle deg om talen din var effektiv for å få meldingen på tvers, og vil vise deg om dine ansatte forstod de viktigste punktene du ønsket å kommunisere. Deres tilbakemelding vil også vise deg områder der du trenger å forbedre kommunikasjonsevnen din. For eksempel, hvis kritikk var at talen var for lang, vet du at for neste gang kan du jobbe med å være mer konsistent i kommunikasjonen din.
Vis respekt gjennom samtalen
Å være respektfull for menneskene du kommuniserer med, er et viktig kriterium for effektiv kommunikasjon. Folk er mer motiverte til å engasjere seg med deg hvis du viser respekt for dem og deres ideer. For eksempel, hvis du møter et prospekt for første gang, kan du vise respekt ved å adressere dem ved å bruke navnet deres, noe som gjør at de føler seg verdsatt. Tar deg tid til å lese om virksomheten din og adressere dem i samtalen din, går langt til å vise utsiktene du respekterer dem.
Hvis du snakker med en forretningspartner over telefonen, vis respekten din ved å holde fokus på samtalen ved hånden. I stedet for å sjekke e-posten eller surfe på Internett mens du snakker i telefonen, er det å være forlovet med dem under telefonsamtalen den respektfulle tingen å gjøre.
Når du kommuniserer via e-post med kollegaer, tar du ekstra minutter til å korrekturlese meldingen din, så den er fri for skrivefeil og stavemåte eller grammatiske feil. Du viser respekt ved å ta deg tid til å konstruere meldingen nøye.
Ikke glem om ikke-verbal kommunikasjon
Ordene vi bruker til å kommunisere, utgjør mindre enn 10 prosent av meldingen vi formidler. Dette betyr at ikke-verbale signaler er kritiske for effektiv kommunikasjon. Tonen i stemmen din viser måten du føler når du kommuniserer. Hvis du mener å være vennlig, for eksempel, vær sikker på at tonen din er vennlig.
Håndbevisene dine, din holdning og kroppsspråket ditt bidrar til å formidle meningen med dine ord. Kryssing av armene signaler om at du er defensiv eller lukket mens du gjør øyekontakt, viser at du ønsker å koble til.
Vær oppmerksom på de ikke-verbale signalene som kommuniseres av personen du snakker med. Deres holdning, tone og kroppsspråk vil vise deg hvordan de føler seg om hva du sier og kan hjelpe deg med å kommunisere med dem.
Krav til godt kommunikasjonssystem
Et godt kommunikasjonssystem krever at du velger riktig kommunikasjonssystem for jobben ved hånden. Med så mange tilgjengelige alternativer som telefon, meldinger, e-post og person, må du velge det mediet som passer best for samtalen. For eksempel ville du ikke skrive sjefen din om å trekke seg fra din stilling eller å be om en heve. Disse typer viktige samtaler bør foregå personlig. Tilsvarende trenger du ikke et personlig møte for mindre forretningsmessige problemer, som kan kommuniseres via e-post for å spare tid og ressurser.
