I regnskapsverdenen blir inntekts- og kostnadstransaksjoner registrert ved hjelp av en bestemt prosess satt opp for å spore og klassifisere hver transaksjon for enkel tilbakekalling på et senere tidspunkt. Regnskapsfører registrerer transaksjoner kontinuerlig, og hver måned må kunne sortere og klassifisere disse dataene i et format som gir et sett med regnskap inkludert selskapets resultatregnskap og balanse. Hvert stykke av en gitt finansiell transaksjon registreres i kontoer som bruker identifikatorer kalt generalkodekoder.
Tips
-
Bedrifter bruker ofte hovedbok (GL) koder for å klassifisere regnskapsdata på flere forskjellige måter. Disse kodene tillater selskapet å sortere transaksjonsdata slik at det kan produsere flere forskjellige regnskapsrapporter og gir mulighet til å analysere selskapets regnskapstransaksjoner på en rekke nyttige måter.
Hva er en GL-kode?
Bedrifter bruker ofte hovedbok (GL) koder for å klassifisere regnskapsdata på flere forskjellige måter. Kodene kan variere fra en enkel tresifret streng til en kode med flere deler, hver som betegner en klassifikator som et datterselskap, forretningsenhet, avdeling eller annen kategorisering.
Disse kodene tillater selskapet å sortere transaksjonsdata slik at det kan produsere flere forskjellige regnskapsrapporter og gir mulighet til å analysere selskapets regnskapstransaksjoner på en rekke nyttige måter.
Disse GL-kodekontoer er satt opp i en bestemt rekkefølge, definert ved prinsippet om dobbeltregistrering. GL-kodene går i rekkefølge fra eiendeler som kontanter, kundefordringer, inventar og utstyr, til gjeld og egenkapital. Antall kontoer i denne delen kan være så få som fem, eller så mange som 100 eller flere, avhengig av selskapets kompleksitet.
GL-regnskapslisten inkluderer også regnskapene som utgjør resultatregnskapet, fra inntekter og andre inntektsregnskap til driftskostnader og ikke-driftsregnskapsregnskap, som for eksempel rentekostnad.
Hovedboken
Et selskaps hovedbok fungerer som hovedregister for alle finansielle transaksjoner. GL kan inneholde del-ledgers, for eksempel å registrere poster etter forretningsenhet, som alle kombinerer i hovedboken. All denne informasjonen blir da grunnlaget for selskapets regnskap.
GL lagrer detaljene på hver regnskapstransaksjon. Denne informasjonen er nyttig når noen år senere må en regnskapsfører huske hvorfor selskapet brukte en uvanlig stor mengde penger på kontorsrekvisita en måned, eller et selskap betaler en regning to ganger ved en feil og må grave inn betalingsinformasjonen til sortere ut problemet. Regnskapsførere gjør ofte notater i datasystemet når de foretar journalinngangstransaksjoner til GL for fremtidig referanse.
Hva er innlegg i hovedbok?
Hovedbokregistreringer er registrerte transaksjoner et selskap gjør som involverer penger. Disse transaksjonene blir vanligvis gjort til en regnskapsskrift først, og denne informasjonen blir oppsummert og lagt inn i hovedboken.
Når et selskap kjøper kontorrekvisita, registreres det for eksempel de utgående kontanter ved å gjøre et kredittkontooppføring til sin kontokonto for kontanter, en debetregistrering for å øke kontanter for kontanter og en debetkonto på kontokostkontoen, som vil vises på resultatregnskapet.
Etter at disse journalpostene er fullført, legger regnskapsføreren dem inn i hovedboken for å fullføre oppføringsprosessen. Mange datastyrte regnskapssystemer holder journalinngangsprosessen gjennomsiktig slik at det ser ut til at alle transaksjoner blir gjort direkte til hovedbokaen.
Kontoplanet
GL-kontoene overholder en bestemt ordre og struktur, kalt kontoplanen som gjør det mulig å sjekke for visse typer feil og produsere konsistente og ordnede regnskap. Bedrifter bruker vanligvis dobbeltregistrering ved opptak til en generell hovedbok, og må bruke forskuddsdebiter og kreditter for å registrere hver oppføring.
Hovedlisten over GL-konto koder eller kontoplan viser alle balansekontoer, og alle resultatregnskapet. Regnskapsførere kan deretter kjøre en rapport som heter en prøvebalanse, som viser hver GL-konto og tilhørende balanse. Siden hver transaksjon må ha minst én debet- og kredittoppføring som direkte kompenserer hverandre, bør forsøksbalanserapporten vise at summen av alle kontoer er null. Hvis det ikke gjør det, kan en debet eller kreditt bli savnet eller feilregistrert.
