Bedrifter er pålagt å utarbeide vedtekter under oppstart som fastsetter prosedyrene for den overordnede ledelsen av selskapet. Vedtektene fastlegger vanligvis det maksimale antall styremedlemmer som kan sitte på selskapets styre, hvor lenge hver kan tjene og prosessen for å legge til eller erstatte medlemmer. Når vedtektene er ratifisert av den opprinnelige styret, kan deres bestemmelser kun endres ved endring, enten gjennom endringsprosedyrene fastsatt i vedtektene eller ved flertalsvalg.
Konsulter selskapets vedtekter for å bestemme prosedyrene for styring av styrets sammensetning. Hvis færre medlemmer sitter på bordet for øyeblikket enn vedtektene tillater, følg nominerings- og avstemningsprotokollen fastsatt av vedtektene for å legge til et nytt medlem. Typiske vedtak vil kreve at et potensielt styremedlem blir nominert og overvåket av det nåværende styret, hvis medlemmer deretter vil stemme på kandidaturen. Det nye medlemmet kan legges til styret dersom et flertall av nåværende medlemmer stemmer til støtte.
Foreslå endring av vedtektene dersom styret for tiden er på maksimalt antall medlemmer tillatt. En endring bør sirkuleres i forkant av et generalforsamling, diskutert på møtet og avgitt stemme. Dersom et flertall av styremedlemmer er enige om endringen, vil endringen bli ratifisert og den nye direktøren behandles i samsvar med ordinære prosedyrer. Noen selskaper krever at endringer i vedtektene ratifiseres av et flertall aksjonærer i stedet for flertallet av styret, i hvilket tilfelle saken må legges til dagsorden for generalforsamling og stemte der.
Present kandidaten til den potensielle direktøren til det nåværende styre og stemme om saken dersom aksjeselskapet ikke har vedtatt vedtekter. Enkelte selskaper opererer uten forordninger. Selv om dette er ukorrekt og går imot selskapsformanningsloven i de fleste stater, er det ingen reguleringsinstans som kontrollerer for å se om et selskap faktisk har satt vedtektene skriftlig. Et styre kan ganske enkelt stemme for å legge til et nytt medlem når det ikke finnes noen kontrollprosedyre.
Minimere tillegget av den nye direktøren i bedriftens rekord. Har styrets sekretær inkludere resultatet av avstemningen og de relevante detaljene i diskusjonen som viser kandidaten i protokollen til styrets møte. Legg til regissørens kontaktinformasjon og resume til selskapets personellfiler. Juster den offisielle styrets historie for å legge merke til datoen for tillegget dersom det er juridiske problemer i fremtiden, og selskapet må henvise til hvem som satt på tavlen på et bestemt tidspunkt. Gjør endringer i all offentlig kommunikasjon som viser nåværende styremedlemmer.
Tips
-
Vurder å sette opp et rådgivende styre i stedet for å legge til medlemmer i styret eller endre vedtektene. Et rådgivende styre engasjerer støttespillere uten å forplikte seg til å overvåke selskapets saker. Det kan bemannes uten å overholde de formaliteter som trengs for styremedlemmer i henhold til vedtektene. Rådgivende styremedlemmer kan være like nyttig for konsernet som vanlige styremedlemmer.
