Et organisasjonssystem er ganske enkelt hvordan et selskap er satt opp. En god organisasjonsstruktur legger ut både et hierarki og kommunikasjonsflyten i et selskap. Det er viktig for enhver bedrift, uansett størrelse, å implementere et organisasjonssystem. Det er mange fordeler med å ha en veldefinert organisasjonsstruktur, inkludert forbedret effektivitet, produktivitet og beslutningstaking. Hver struktur har sine sterke og svake sider. Til slutt er disse fordeler og ulemper avhengig av hvilken type virksomhet du driver, din bransje, størrelsen på organisasjonen din og andre faktorer. Det er viktig å vurdere alle slags organisasjonssystem før du bestemmer hva som passer for din bedrift.
Hva er organisatoriske systemer?
Et organisasjonssystem er strukturen av hvordan en organisasjon er satt opp. Den strukturen definerer hvordan hver oppdeling av en virksomhet er satt opp, hvilken hierarki hvem rapporterer til hvem og hvordan kommunikasjonen flyter gjennom hele organisasjonen. Bruddet enda lenger, definerer en organisasjonsstruktur hvordan hver rolle i en organisasjon fungerer. Med en veldefinert organisasjonsstruktur på plass, vet alle ansatte hva som forventes av dem og til hvem de rapporterer. Bedriftseiere bør tenke lenge og hardt om hvilket system å velge, ettersom hver organisasjon har unike behov. En organisasjonsstruktur som passer for ett selskap, vil ikke være riktig for en annen.
Eksempler på organisasjonssystemer i næringslivet
Det er fire hovedtyper av organisasjonsstrukturer: funksjonell, divisjon, matrise og flat. Hvert system har unike egenskaper.
Funksjonell organisasjonsstruktur: En funksjonell organisasjonsstruktur er et tradisjonelt hierarki. Mange selskaper, spesielt større selskaper, følger den funksjonelle strukturen. Dette systemet har flere spesialiserte divisjoner som markedsføring, økonomi, salg, menneskelige ressurser og operasjoner. Deretter har en overordnet leder tilsyn med alle spesialiserte divisjoner. Rapporteringsflyten er klar. Hver ansatt rapporterer til senioren, herunder divisjonshoder, som rapporterer til toppledelsen. Overordnet ledelse overvåker hele strukturen. Fordi selskapet fortsatt deles opp i spesialiserte divisjoner, har ansatte en tendens til å bli spesialisert også. Dette gir en klar vei for markedsføring og vekst. Divisjonene kan imidlertid ha problemer med å kommunisere med hverandre. Fordi alle avdelinger rapporterer oppover, er det lite horisontal kommunikasjon mellom dem, noe som gir lite plass til helhetlig, helhetstanking, unntatt på toppledelsesnivå. Dette gjør det funksjonelle organisasjonssystemet sakte å tilpasse seg forandring.
Divisjons organisasjonsstruktur: En divisjons organisasjonsstruktur deler virksomheten opp i lag basert på prosjektene de ansatte jobber med. Dette systemet omfatter mange forskjellige typer lag, herunder juridisk, PR, forskning og forretningsutvikling. Videre er lag skapt rundt bestemte prosjekter. For eksempel kan et farmasøytisk selskap ha separate lag dedikert til hver medisinering de produserer. Hvert prosjektgruppe har en direktør eller visepresident og utøver en viss grad av selvstendighet i organisasjonen. Divisjonsstrukturen gjør det mulig for ansatte å bli dypt kjent med sitt lags arbeid. Men divisjoner er ofte uvitende om hva andre lag gjør, og kommuniserer ikke med hverandre. Ansatte kan ikke være i stand til å arbeide effektivt på tvers av divisjoner når det er nødvendig. I siste instans kan dette systemet være utfordrende å håndtere på grunn av sin utbredte struktur.
Matrix organisasjonsstruktur: Et matrisesystem er et kryss mellom en funksjonell struktur og en divisjonsstruktur. Fra et fugleperspektiv er virksomheten satt opp i en funksjonell struktur, med et tradisjonelt hierarki og spesialiserte divisjoner. Men når du ser på disse divisjonene nært, er de hver opprettet i en divisjons organisasjonsstruktur. Dette betyr at de deles opp i prosjekter og mindre lag. Matrise typen av organisasjonsstruktur er ganske kompleks og krever mye planlegging, for ikke å nevne sterke kommunikasjonssystemer over hele organisasjonen. Men når matrise strukturen fungerer bra, eliminerer det mange av problemene som dukker opp med divisjonelle eller funksjonelle organisasjoner. Kommunikasjon kan reise til de rette menneskene, noe som øker produktiviteten og helhetlig tenkning. Videre er ansatte utsatt for andre avdelinger og prosjekter, og oppmuntrer til krysssamarbeid. På ulemper kan matrisestrukturen raskt bli forvirrende for ansatte når det er for mange ledere, og det er ikke klart hvem som skal rapportere til.
Flatt organisasjonsstruktur: Flat organisasjonsstruktur flater mye av hierarkiet og gir ansatte mer selvstyre over sitt arbeid. Ofte er flate organisasjoner delt opp i midlertidige lag, selv om de vanligvis ikke har formelle strukturer. Det er fortsatt noen top-down-dynamikk i et flatt system. Ofte er det i det minste noen seniorledere som styrer skipet. Dette systemet er imidlertid basert på å forstyrre de tradisjonelle hierarkiske strukturer av virksomheter. Mange oppstart og teknologibedrifter har en tendens til en flat organisasjon, da den oppmuntrer til innovasjon og medarbeiderinngang. Tanken er at når ansatte ikke er tampet ned med byråkrati, vil de tenke fritt og generere friske, lønnsomme ideer. Dette øker kommunikasjonen på tvers av lag og eliminerer noen av kommunikasjonsproblemene som kan skje når meldinger reiser opp en ned-ned-struktur. Dessverre er et flatt system vanskelig å opprettholde som et selskap vokser, og behovet for mer strukturerte kommunikasjonssystemer kommer inn i spill. Videre kan ansatte i en flat organisasjon bli overveldet med å gjøre for mange forskjellige oppgaver, og har ikke mye plass til å vokse eller bli forfremmet.
Hvorfor bedrifter trenger organisatoriske systemer
Organisasjonssystemer er viktige for bedrifter av alle størrelser. Å ha en solid, veldefinert struktur på plass sletter forvirring og fastsetter enkle prosesser for ansatte å følge. Hver arbeidstaker burde vite nøyaktig hvem de rapporterer til. Uten noen type hierarki eller struktur på plass, kan en arbeidsplass bli kaotisk. Ansatte kan ikke forstå hvem som er ansvarlig for hva som forårsaker viktige ting å falle gjennom sprekker. En solid organisasjonsstruktur strømlinjeformer et selskap og holder alle på samme side.
Et organisasjonssystem setter hver person på sitt rette sted, og kan bidra med sin del til selskapet. Å ha et system forbedrer total effektivitet, øker produktiviteten og gir klarhet til alle i organisasjonen. Hver avdeling kan fungere bedre når roller er klart definert og målene deles. Videre kan riktig organisasjonssystem forbedre beslutningsprosessen, ettersom informasjonen flyter gjennom hele organisasjonen. Overordnede ledere kan samle inn informasjon fra alle divisjoner, noe som gir dem større innblikk i hele selskapets virksomhet.
Et solid organisasjonssystem eliminerer mange forretningsproblemer, inkludert duplisering av arbeid og konflikter mellom stillinger. Hvis en bedrift har vært godt gjennomtenkt, har hver ansatt en klar rolle, og roller overlapper ikke med hverandre. Det er ingen "runaround" der ingen er sikker på hvem som er ansvarlig for en bestemt oppgave eller et prosjekt. På grunn av dette øker samarbeidet og ansatte føler seg stolte av sitt arbeid. Arbeidstakere unngår frustrasjonen av å ha stadig skiftende roller og målstillinger. De kan fokusere på det de gjør best.
Å velge riktig organisasjonssystem kan ta bedriften til neste nivå. For eksempel, hvis virksomheten din er produktbasert, vil en matrise eller divisjonsstruktur trolig være ideell. Dette er prosjektbaserte strukturer som fokuserer på spesialiserte lag. Små oppstart kan på den annen side vurdere en flat struktur som gjør at alle ansatte kan bidra med sine ferdigheter og kompetanse uten at hierarkiet forstyrrer.
Eksempler på virksomheter med organisatoriske systemer
Eksempler på funksjonssystemet: Funksjonelle organisatoriske systemer har historisk blitt brukt av militæret, universiteter og myndigheter. Gjennom årene har funksjonelle hierarkier blitt mindre populære, og mange organisasjoner har flyttet vekk fra dem. Imidlertid er de fortsatt i bruk av enkelte virksomheter. Et eksempel på hvordan denne typen organisasjonssystem kan brukes, er i en tradisjonell fabrikkinnstilling. Fabrikkansvarlig overvåker de ulike delene av fabrikken som er spesialisert. Hver divisjon har sin egen leder, som alle rapporterer direkte til den tilsynsførende fabrikkansvarlige. Et annet eksempel kan være en butikk. En butikkleder overvåker operasjonen fra toppen av pyramiden. Nedenfor er forskjellige avdelinger. Kanskje er det en for lager, en for kundeservice og en for markedsføring og kampanjer. Hver har sin egen veileder, og alle rapporterer til daglig leder.
Eksempler på divisjonssystemet: Avdelingssystemer er populære hos store multinasjonale selskaper. For eksempel har Johnson & Johnson en divisjonsstruktur. Hver av Johnson & Johnsons merkevarer opererer som sitt eget selskap, med eget lederskap og intern struktur. Alle disse merkene rapporterer til morselskapet. Et annet eksempel på en divisjons organisasjonsstruktur er General Electric. Konsernsjef sitter øverst, og utover det er selskapet delt opp i ulike grupper. Det er noen operasjonelle grupper, som for økonomi, juridisk, PR og global forskning. Noen lag er viet til spesifikke prosjekter, inkludert luftfart, energi, helsevesen og mer.
Eksempler på matrisesystemet: Et matrisesystemssystem er komplekst og er derfor hovedsakelig vedtatt av store, veletablerte selskaper. Et kjent eksempel på et matriselskap er Starbucks. Verdens største kaffeselskap bruker en funksjonell struktur for å splitte sin virksomhet opp i divisjoner, blant annet HR, finansiering og markedsføring. Disse avdelingene befinner seg i merkevarens hovedkontor og rapporterer til de øverste nivåene av ledelsen. HR-avdelingen skaper for eksempel politikk som påvirker alle Starbucks steder over hele linjen. Deretter har Starbucks separate divisjoner for hver geografisk region. Disse områdene inkluderer Amerika, Kina og Asia-Stillehavet, Europa, Midtøsten, Russland og Afrika. Americas-regionen, som er den mest populære for selskapet, deles videre i fire mindre divisjoner. Starbucks har også produktbaserte divisjoner. For eksempel er det en divisjon for varer som Starbucks-krusene og en annen for bakevarer. På lavere nivåer i organisasjonen har Starbucks et team av ansatte, spesielt på butikknivå. Denne komplekse matrise strukturen serverer kaffegigantbrønnen, slik at selskapet kan operere tusenvis av butikker over hele landet med hell.
Eksempler på det flate systemet: Flat systemer er populære blant oppstart og tech selskaper. Et kjent eksempel på det flate systemet er Zappos. I 2013 annonserte den store skoselskapets administrerende direktør en ny lederstruktur som heter holacracy, et oppsett for å oppmuntre til samarbeid ved å eliminere arbeidsplasshierarkiet. Selskapet utelukket ledertitler. Det ville ikke lenger ha jobbtitler, og det ville ikke være noen sjefer. Hver ansatt ville være ansvarlig for sitt eget arbeid. Selskapet håpet å gnist innovasjon og skapelse ved å fjerne båndet involvert i hierarki og beslutningsprosesser. Imidlertid kjemper Zappos for å holde driften veldig flatt.
Dette er en kamp for mange store selskaper som implementerer en flat struktur. Mange oppstart har snakket om vanskeligheten med å opprettholde en flatt organisasjonsstruktur når de opplever eksponentiell vekst. Studier finner at ansatte finner hierarkiske strukturer trøstende og praktiske. Så en flat organisasjonsstruktur er kanskje et godt alternativ for en virksomhet som er i sine tidlige stadier, for å stimulere til innovasjon og vekst. Men de fleste større bedrifter flytter seg bort fra et flatt system, da det kan bli tungvint å klare seg over tid.
