Nye ansatte må fylle ut mange regjeringskrevne skjemaer når man starter en jobb. Noen former verifiserer identiteten din mens andre hjelper med å avgjøre hvor mye skatt som skal tas fra lønnsslippet. Du må også dokumentere din identitet og bevis på at du har rett til å jobbe lovlig i USA.
Din W-2
W-2-skjemaet utstedes årlig, vanligvis i januar. Det er en oversikt over en ansattes inntjening, arbeidsgiversponsorerte pensjonsbidrag, og føderale, statlige og lokale skatter. Det avslører også hvor mye du har betalt inn i Social Security and Medicare-systemene. W-2 gir arbeidsgiverens forretningsadresse og skatteidentifikasjonsnummer, og du mottar flere kopier for å gi til hver skattemyndighet. Ingen identifikasjon er nødvendig for å få W-2. Det sendes til din adresse eller administreres med lønnsspissen. W-2 er kilden til de inntektsdataene som skattebetalere bruker til å registrere inntektsskatt.
Din W-4
W-4-skjemaet fylles ut på din første dag på jobben, og krever ikke identifikasjonspapir. Det hjelper arbeidsgiveren med å bestemme hvor mye i føderal skatt skal holdes fra lønnsslippet. Du vil enten erklære deg "singel" eller "gift" eller "gift, men hold deg til høyere singelrate". Du vil også kreve dine pårørende på dette skjemaet; flere avhengige er like mindre skatt fjernet fra betalingen din. Vær forsiktig med å kreve for mange unntak, da dette kan føre til at for liten skatt blir holdt tilbake, og du kan bli straffet på skatte tid som følge av dette.
Din I-9
I-9 er det skjemaet som arbeidsgivere bruker for å avgjøre om en ansatt lovlig kan jobbe i USA. I-9 brukes i forbindelse med W-4 når en ny ansatt starter en jobb; skjemaene fylles ut samtidig. Ansatte må gi minst to offisielle dokumenter som er bevis på lovlig arbeidsstatus. Disse dokumentene inkluderer et amerikansk pass, permanent bosatt kort, arbeidstillatelsesdokument, et statlig førerkort, et amerikansk identifikasjonskort, en skoleidentifikasjon med et fotografi, et valgerkort, et militært kort, et trygdekort og et fødselsattest. Andre dokumenter kan også kvalifisere; din arbeidsgiver vil kunne bekrefte kvalifisering.
Hvorfor de er nødvendig
Disse dokumentene, som er vanskelige å reprodusere og er avgjørende for å bevise juridiske rettigheter, brukes til å sikre at arbeidsgivere og ansatte betaler sin juridiske andel av skatter. Dokumentene beroliger arbeidsgivere at nye ansatte ikke er ulovlig i landet. Medarbeiderinntekter, rapportert på W-2, gjenspeiler informasjonen gitt på I-9 og W-4-skjemaene. Disse inntektene rapporteres også til den føderale regjeringen, og hvis arbeidstaker ikke sender inn en selvangivelse, vil det ikke vare lenge før Onkel Sam kommer til å banke for hans skyld.
