Investorer rutinemessig kjøper aksjer av børsnoterte selskaper. Disse investorene anses som aksjonærer eller aksjeeiere og deres aksjer betyr del eierskap av selskapet. Som et resultat av eierskapet får aksjonærene flere krefter, herunder muligheten til å velge et styre. De deltar i disse aktivitetene under årlige aksjonærmøter. Mange signerer fullmaktskjemaer som tillater dem å stemme på bedriftsforhold uten å være til stede. Skjemaene tillater tredjepart å stemme på deres vegne.
Prosedyre for avstemning
Ifølge US Securities and Exchange Commission, tilbyr selskaper aksjeeiere fire måter å avgi stemme på. Aksjonærer kan delta på årlig generalforsamling personlig for å stemme. Før dette møtet mottar aksjonærer dokumenter som beskriver stemmeprosedyrene, møteopplysningene og et proxykort. Aksjonærer kan også stemme ved post ved å fullføre proxy-kortet, som noterer seg spørsmålet som skal stemme på. Et proxy-kort er forskjellig fra et proxy-skjema: kortet er den faktiske stemmeseddelen, og skjemaet er en godkjenning for en tredjepartsvelger. I tillegg kan selskapene tillate aksjonærer å stemme via telefon eller Internett.
Proxy Form Language
Selv om proxy formular språket vil variere, krever typiske autorisasjonsskjemaer aksjonærene å identifisere seg, det selskap hvor de eier aksjer, tredjeparts proxyvelger som aksjonærens agent, møtet hvor fullmektigen vil stemme og en bekreftelse på at tidligere fullmakter er erstattet. Aksjonærer må oppgi og signere skjemaet. Fullmektige velger å stemme i henhold til aksjonærens instrukser.
Tillatelse av fullmakten
Etter å ha identifisert en proxyvelger og fullfører fullmaktsskjemaet, kan aksjonærene overføre dokumentet til bedriftskontoret. Alternativt kan noen selskaper tillate proxyer å presentere skjemaet selv på det relevante årlige aksjonærmøtet. Fullmakter har lov til å stemme når autorisasjonen er innlevert, enten før eller under det aktuelle aksjonærmøtet.
Tilbakekalling av proxy
Vanligvis er aksjonærer ikke bundet av tidligere innleverte fullmaktskjemaer hvis de ønsker å tilbakekalle autorisasjonen. Selv om de spesifikke reglene varierer med hvert selskap, når fullmaktsskjemaet er signert og sendt inn, må aksjonærene følge en egen prosedyre for å tilbakekalle autorisasjonen. Vanligvis må aksjonærer i posten sende et brev som identifiserer fullmakten, sammen med en forespørsel om å fjerne velgerens autorisasjon. Men aksjonærer må gi fullmakt til en ny fullmektig dersom de har til hensikt å avgi stemme på et møte som de ikke fysisk kommer til stede.
Fullmaktsskjemaer og meglere
Aksjonærer som kjøper aksjer gjennom meglerforhandlere, stemmer ikke direkte med selskapet, og behøver derfor ikke alltid å signere fysiske fullmaktskjemaer. Meklerforhandlere opptrer som fullmektige og avgir stemme på aksjonærens vegne. Disse aksjonærene kan stemme på møtet ved å enten bli registrert eier eller ved å be om at megleren gir fullmakt til aksjonæren. Aksjonærer blir registrerte eiere ved å be om de fysiske aksjene, typisk for en avgift. Aksjonærer kan avgi direkte stemmer ved å fysisk opptre på det årlige generalforsamlingen.
